Luật Sư Cần Biết: Chuyển Word Sang PDF Không Mất Chữ Ký Điện Tử

Chữ ký này thường được gắn trong các tài liệu Word, và sau đó được chuyển sang định dạng PDF để gửi đi hoặc lưu trữ chính thức. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc chuyển đổi này cũng diễn ra trơn tru: chữ ký điện tử có thể bị mất, lỗi định dạng hoặc không còn tính xác thực sau khi chuyển sang PDF.

Bài viết này sẽ cung cấp cho luật sư và cán bộ pháp lý cái nhìn toàn diện về nguyên nhân dẫn đến lỗi mất chữ ký khi chuyển đổi tài liệu, các giải pháp khắc phục hiệu quả, đồng thời hướng dẫn quy trình chuyển đổi đúng kỹ thuật để đảm bảo chữ ký điện tử được giữ nguyên, hợp lệ và có giá trị pháp lý.

1. Tổng quan về chữ ký điện tử trong văn bản Word

1.1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là tập hợp dữ liệu đi kèm theo văn bản số, nhằm xác thực người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Trong Microsoft Word, chữ ký điện tử có thể ở dạng hình ảnh chèn tay, hoặc dạng chữ ký số được chứng thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử (CA).

1.2. Vai trò của chữ ký điện tử trong hồ sơ pháp lý

Chữ ký điện tử được pháp luật Việt Nam và nhiều quốc gia công nhận tương đương với chữ ký tay, nếu đáp ứng điều kiện về kỹ thuật và tính xác thực. Việc đảm bảo chữ ký còn nguyên vẹn khi chuyển file là yêu cầu bắt buộc đối với các tài liệu như:

• Hợp đồng thương mại

• Biên bản ghi nhớ

• Văn bản ủy quyền

• Đơn khởi kiện, đơn đề nghị gửi qua Cổng dịch vụ công

2. Nguyên nhân chữ ký điện tử bị mất khi chuyển từ Word sang PDF

2.1. Chữ ký không đúng chuẩn chữ ký số

Nếu chữ ký được chèn dưới dạng hình ảnh (scan tay ký) thì khi chuyển sang PDF, chúng có thể bị lỗi hiển thị, mất định dạng, hoặc không được công nhận là chữ ký số.

2.2. Sử dụng phương thức lưu không đúng

Một số người dùng sử dụng “Save As PDF” mà không bật tính năng giữ nguyên chữ ký số. Điều này khiến chữ ký bị coi là một đối tượng không bảo toàn, dẫn đến lỗi hoặc mất hoàn toàn trong file PDF.

2.3. Phần mềm chuyển đổi không hỗ trợ chữ ký số

Một số phần mềm hoặc công cụ trực tuyến không hỗ trợ dữ liệu chữ ký số, chỉ chuyển đổi phần nội dung văn bản, gây mất các lớp bảo mật và xác thực.

3. Giải pháp đảm bảo chữ ký điện tử không bị mất khi chuyển đổi

3.1. Sử dụng chữ ký số thay vì chèn hình ảnh

Để có thể bảo toàn tính pháp lý khi chuyển sang PDF, luật sư nên sử dụng chữ ký số chính thống được cung cấp bởi các nhà cung cấp được công nhận như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA… thay vì hình ảnh chữ ký.

Chữ ký số được tích hợp bằng phần mềm chuyên dụng và có mã hóa định danh, do đó sẽ được chuyển nguyên vẹn sang PDF nếu sử dụng đúng cách.

3.2. Sử dụng Microsoft Word phiên bản mới và tùy chọn lưu đúng cách

Khi dùng Microsoft Word 2016 trở lên, luật sư có thể thực hiện như sau:

• Soạn thảo và ký số trên Word.

• Vào File → Save As → PDF.

• Nhấp vào Options và chọn Document structure tags for accessibility và đảm bảo tùy chọn ISO 19005-1 compliant (PDF/A) được bật.
  Tùy chọn này giúp giữ nguyên metadata và các thành phần bảo mật như chữ ký số.

3.3. Sử dụng Adobe Acrobat để xác minh và ký trực tiếp

Một cách hiệu quả khác là chuyển đổi tài liệu từ Word sang PDF, sau đó ký trực tiếp bằng Adobe Acrobat Pro:

• Lưu file Word thành PDF như bình thường.

• Mở file PDF bằng Adobe Acrobat.

• Sử dụng chức năng Certificates → Digitally Sign để ký vào văn bản.

• Chữ ký sẽ được mã hóa và xác thực, đảm bảo tính hợp lệ về pháp lý.

4. Kiểm tra sau khi chuyển đổi: Đảm bảo chữ ký điện tử còn nguyên giá trị

4.1. Mở file PDF bằng phần mềm có hỗ trợ xác thực chữ ký

Sử dụng Adobe Acrobat Reader hoặc các phần mềm chuyên dụng để kiểm tra tình trạng chữ ký. Phần mềm sẽ hiển thị trạng thái như:

• Chữ ký hợp lệ

• Không thể xác minh chữ ký

• Chữ ký đã bị thay đổi

Nếu chữ ký không hợp lệ, cần kiểm tra lại định dạng khi lưu hoặc chữ ký có bị lỗi kỹ thuật.

4.2. Kiểm tra chứng thư số đi kèm

Chữ ký số hợp lệ sẽ có file chứng thư số đi kèm hiển thị tên người ký, đơn vị cung cấp chữ ký số, thời điểm ký và trạng thái chứng thực.

5. Những lưu ý quan trọng đối với luật sư và cán bộ pháp lý

5.1. Tuyệt đối không sử dụng công cụ chuyển đổi online với tài liệu mật

Các nền tảng chuyển đổi Word sang PDF trực tuyến (online) có thể gây rò rỉ thông tin nếu tài liệu chứa nội dung bảo mật hoặc thông tin khách hàng. Hãy ưu tiên sử dụng phần mềm bản quyền, nội bộ.

5.2. Lưu trữ phiên bản gốc Word và bản PDF có chữ ký

Luôn lưu giữ bản Word trước khi chuyển đổi và bản PDF đã được ký số hoặc chuyển đổi hợp lệ. Điều này giúp truy xuất nguồn gốc khi có tranh chấp hoặc cần kiểm chứng lại.

5.3. Cập nhật phần mềm chữ ký số định kỳ

Nhiều lỗi chữ ký điện tử mất hiệu lực do phần mềm ký hoặc chứng thư số đã hết hạn. Đảm bảo các công cụ hỗ trợ ký số được cập nhật thường xuyên là điều cần thiết.

6. Kết luận

Với yêu cầu ngày càng cao trong việc xử lý văn bản pháp lý số, luật sư không chỉ cần am hiểu nội dung pháp luật mà còn phải thành thạo kỹ năng số hóa tài liệu. Việc chuyển Word sang PDF mà vẫn bảo toàn chữ ký điện tử là một phần quan trọng trong quy trình đó.

Nếu thực hiện đúng cách, tài liệu pháp lý của bạn sẽ đảm bảo được tính pháp lý, tính toàn vẹn, độ bảo mật và độ tin cậy khi gửi đến tòa án, khách hàng hay cơ quan công quyền. Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ những gì luật sư cần biết để tránh mất chữ ký điện tử khi chuyển đổi văn bản, từ nguyên nhân, quy trình kỹ thuật, cho đến các nguyên tắc bảo mật.