KPI là gì? Cách xây dựng KPI

KPI là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực doanh nghiệp, công ty, thường được sử dụng để đo lường và theo dõi tiến độ của công việc và mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. Như vậy, KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh "Key Performance Indicator," tức là chỉ số hiệu suất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về KPI là gì, ý nghĩa của nó, và cách xây dựng KPI một cách hiệu quả.

KPI là gì?

Định nghĩa KPI là gì

KPI, hoặc Key Performance Indicator, là một chỉ số quan trọng được sử dụng để đánh giá hiệu suất của cá nhân, bộ phận, hoặc toàn bộ công ty. Các KPI thường được biểu thị dưới dạng con số hoặc mô tả, ví dụ như số lượng sản phẩm bán ra hàng ngày, số lượt truy cập website mỗi ngày, và nhiều chỉ số khác. Mục đích của KPI là khuyến khích sự tích cực trong công việc và cung cấp đánh giá về kết quả đạt được trong khoảng thời gian nhất định.

Chạy KPI là gì?

Thuật ngữ "chạy KPI" đơn giản là người thực hiện công việc hoặc dự án đang nỗ lực để hoàn thành mục tiêu KPI được giao theo đúng hoặc sớm hơn thời hạn. Điều này thường áp dụng cho những người làm việc cấp cao đến những nhân viên cơ bản, đều cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu KPI đặt ra.

Phân loại KPI

KPI được phân loại thành hai loại chính: KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

KPI chiến lược liên quan đến mục tiêu chiến lược của công ty trong khoảng thời gian dài hạn và thường liên quan đến các vấn đề như lợi nhuận, doanh thu, nguồn vốn, và thị phần. Những chỉ số này thường được quyết định bởi các cấp lãnh đạo cao trong công ty.

KPI chiến thuật là những chỉ số được xây dựng để hỗ trợ việc đạt được KPI chiến lược. Những chỉ tiêu này thường do cấp quản lý cấp thấp hơn đưa ra để triển khai cho các phòng ban và nhân viên cụ thể.

Cách xây dựng KPI

Để xây dựng KPI một cách hiệu quả, bạn cần lựa chọn các chỉ số phù hợp. Điều này đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với những điểm sau:

KPI phải phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty và hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu này.

KPI phải phù hợp với chức năng của từng phòng ban và cá nhân.

Chọn những chỉ số KPI tập trung đúng vào trọng điểm của mục tiêu, tránh những chỉ số không quan trọng.

Áp dụng tiêu chí SMART (Measurable, Specific, Time-bound, Realistic/Relevant, Achievable) để đảm bảo tính đo lường, rõ ràng, và thực hiện được của KPI.

Quy trình xây dựng KPI

Xác định chủ thể xây dựng KPI: Người có trách nhiệm xây dựng và phổ biến KPI cần phải là người nắm rõ nhất kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty.

Xác định chức năng và nhiệm vụ: Người đặt ra KPI cần hiểu rõ chức năng của từng phòng ban để phân chia KPI phù hợp.

Xác định nhiệm vụ của mỗi cá nhân: Lập KPI cụ thể cho từng cá nhân, đặc biệt là nhiệm vụ, thời gian hoàn thành, và trách nhiệm.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt lõi: Xác định những chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất và mục tiêu đạt được.

Xác định khung điểm cho kết quả: Đặt ra khung điểm đánh giá để quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoàn thành công việc.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh: Sau một khoảng thời gian, đánh giá và so sánh kết quả để điều chỉnh cần thiết cho quá trình thực hiện KPI.

Bằng cách này, việc xây dựng và thực hiện KPI sẽ trở nên mạnh mẽ và đồng bộ, giúp công ty đạt được mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI và quy trình xây dựng chỉ số này.