ĐỪNG CHUYỂN PDF SANG WORD KHI CHƯA BIẾT MẸO NÀY!

Điều đáng nói là những lỗi này hoàn toàn có thể tránh được nếu bạn biết cách xử lý đúng. Vậy, làm thế nào để chuyển đổi PDF sang Word nhanh chóng, chính xác, giữ nguyên bố cục và không bị lỗi font chữ? Hãy đọc hết bài viết dưới đây – bởi đừng vội chuyển đổi khi bạn chưa biết những mẹo cực kỳ hữu ích này!

1. Vì sao nhiều người chuyển PDF sang Word bị lỗi?

Trước khi đi vào giải pháp, hãy tìm hiểu nguyên nhân khiến quá trình chuyển đổi thường xuyên gặp sự cố. PDF (Portable Document Format) được thiết kế để hiển thị tài liệu chính xác dù mở trên bất kỳ thiết bị nào, trong khi Word lại là định dạng văn bản có khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Việc chuyển đổi giữa hai định dạng này rất dễ gây ra lỗi.

Những lỗi phổ biến khi chuyển PDF sang Word:

• Mất định dạng: Dòng lệch, mất căn chỉnh, cỡ chữ thay đổi bất thường.

• Lỗi font tiếng Việt: Đặc biệt phổ biến nếu file PDF sử dụng font không phổ biến hoặc bị mã hóa.

• Vỡ bảng biểu: Bảng biểu trở thành văn bản thường, mất cấu trúc.

• Hình ảnh, biểu đồ sai vị trí: Các phần đồ họa không còn đúng layout gốc.

• Không thể chỉnh sửa: Với file PDF được tạo từ scan, phần mềm không đọc được ký tự.

2. Những mẹo cần biết trước khi chuyển PDF sang Word

Thay vì mất hàng giờ chỉnh sửa sau khi chuyển đổi, bạn nên áp dụng các mẹo dưới đây để có thể chuyển đổi chính xác ngay từ đầu.

Kiểm tra loại file PDF bạn đang sử dụng

Trước khi chọn công cụ chuyển đổi, bạn cần xác định file PDF là dạng đánh máy (text-based) hay file ảnh (scan hoặc chụp).

Cách kiểm tra:

• Dùng chuột bôi đen thử nội dung. Nếu bôi đen được -> file là dạng text.

• Không bôi đen được -> file là ảnh, cần phần mềm có OCR (Optical Character Recognition).

File ảnh bắt buộc phải sử dụng công cụ có hỗ trợ OCR nếu bạn muốn chuyển đổi chính xác và chỉnh sửa được.

Ưu tiên công cụ chuyển đổi hỗ trợ OCR (với file scan)

OCR là công nghệ nhận diện ký tự từ hình ảnh, cực kỳ cần thiết nếu file PDF bạn đang sử dụng là ảnh scan.

Một số công cụ OCR uy tín:

• Adobe Acrobat Pro DC: Phần mềm chuyên nghiệp, nhận diện tiếng Việt tốt, giữ nguyên bố cục.

• ABBYY FineReader: Nổi tiếng về khả năng xử lý tài liệu scan phức tạp.

• Online2PDF: Miễn phí, hỗ trợ tiếng Việt khá tốt, có thể xử lý nhiều file cùng lúc.

• Google Docs: Hỗ trợ OCR đơn giản, miễn phí, phù hợp nhu cầu cơ bản.

Lưu ý: Khi dùng công cụ OCR, hãy đảm bảo chất lượng ảnh scan rõ nét để kết quả nhận diện chính xác.

Cách dùng Google Docs để chuyển PDF sang Word miễn phí

Đây là một trong những cách phổ biến và đơn giản nhất để chuyển đổi nhanh, không cần cài phần mềm, lại hạn chế tối đa lỗi font tiếng Việt.

Cách thực hiện:

• Mở Google Drive, tải file PDF lên.

• Nhấp chuột phải vào file > Chọn “Mở bằng” > “Google Tài liệu”.

• Google sẽ tự động chuyển đổi PDF thành văn bản có thể chỉnh sửa.

• Vào menu “Tệp” > “Tải xuống” > Chọn “Microsoft Word (.docx)”.

Ưu điểm:

• Không lỗi font tiếng Việt.

• Giữ được hầu hết định dạng gốc.

• Miễn phí, không cần cài đặt phần mềm.

Dùng phần mềm chuyên dụng nếu chuyển đổi thường xuyên

Nếu bạn là nhân viên văn phòng, kế toán, giáo viên, sinh viên… và thường xuyên phải làm việc với file PDF, hãy đầu tư một công cụ chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Gợi ý phần mềm:

• Adobe Acrobat Pro DC: Phù hợp doanh nghiệp, xử lý tài liệu lớn, có thể chỉnh sửa trực tiếp trên PDF.

• Wondershare PDFelement: Giao diện thân thiện, hỗ trợ chỉnh sửa, OCR, chuyển đổi nhanh chóng.

• Nitro PDF Pro: Mạnh về giữ định dạng gốc, đặc biệt phù hợp khi xử lý biểu mẫu, hợp đồng.

• Foxit PDF Editor: Nhẹ, giao diện giống Microsoft Word, dễ dùng.

Tránh dùng công cụ không hỗ trợ tiếng Việt

Nhiều công cụ nước ngoài không hỗ trợ font tiếng Việt hoặc xử lý kém các ký tự có dấu. Hậu quả là văn bản sau chuyển đổi sẽ bị lỗi font nghiêm trọng, khó đọc và khó sửa.

Mẹo: Hãy kiểm tra thử với một đoạn ngắn trước khi chuyển cả file, hoặc ưu tiên các công cụ như Google Docs, Online2PDF, ABBYY FineReader – những phần mềm có hỗ trợ tốt ngôn ngữ tiếng Việt.

Sử dụng công cụ chuyển đổi hàng loạt khi cần xử lý nhiều file

Nếu bạn cần chuyển nhiều file một lúc, thay vì làm thủ công từng file, hãy dùng công cụ hỗ trợ batch convert (chuyển đổi hàng loạt).

Một số công cụ hỗ trợ tốt:

• ILovePDF

• SmallPDF

• PDFCandy

• Online2PDF

Chỉ cần tải lên nhiều file cùng lúc, hệ thống sẽ tự động xử lý và trả về các file Word cho bạn tải xuống sau vài giây.

3. Lưu ý sau khi chuyển đổi PDF sang Word

Dù đã sử dụng mẹo chuyển đổi tốt, bạn vẫn nên kiểm tra một số yếu tố sau khi hoàn tất:

• So sánh bố cục: Đối chiếu giữa PDF gốc và Word đã chuyển để xem có bị lệch dòng, mất bảng hay hình ảnh sai vị trí không.

• Kiểm tra font chữ: Đảm bảo không bị biến dạng, đặc biệt là chữ có dấu.

• Đọc lại nội dung: Đôi khi phần mềm nhận sai ký tự, đặc biệt nếu file PDF là scan.

4. Những lỗi cần tránh khi chuyển PDF sang Word

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phiền phức, dưới đây là các lỗi nhiều người thường mắc phải:

• Chuyển file scan mà không dùng OCR: Kết quả chỉ là hình ảnh, không chỉnh sửa được.

• Dùng phần mềm lạ, không rõ nguồn gốc: Dễ bị nhiễm virus, phần mềm gián điệp, rò rỉ thông tin.

• Chuyển đổi vội vàng, không kiểm tra kết quả: Khiến bạn mất thêm công sửa lỗi định dạng hoặc font chữ.

• Dùng phần mềm không hỗ trợ tiếng Việt: Khiến văn bản sau khi chuyển không thể đọc được.

Việc chuyển đổi file PDF sang Word tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu không nắm vững các mẹo và công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian chỉnh sửa lại định dạng, sửa lỗi font hoặc thậm chí phải đánh máy lại toàn bộ.

Đừng chuyển PDF sang Word khi chưa biết mẹo này – đó không chỉ là cảnh báo, mà là lời khuyên hữu ích để bạn làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hơn. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp, kiểm tra kỹ định dạng file PDF và luôn sử dụng mẹo đúng cách để có một bản chuyển đổi hoàn hảo.