Hướng dẫn tổ chức webinar bằng Zoom từ A-Z cho người mới

Tuy nhiên, đối với người mới bắt đầu, việc tổ chức một buổi Zoom webinar có thể gây bỡ ngỡ: Cần chuẩn bị gì? Cài đặt ra sao? Làm sao để thu hút người tham dự và giữ họ tương tác đến cuối buổi? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tổ chức một webinar bằng Zoom thật chuyên nghiệp – từ A đến Z.

1. Zoom Webinar là gì và tại sao nên chọn?

Zoom Webinar là một tính năng chuyên biệt của Zoom, được thiết kế dành cho các buổi phát sóng trực tuyến có lượng người tham dự lớn. Không giống như Zoom Meeting – nơi mọi người đều có thể nói, bật camera và tương tác bình đẳng – Zoom Webinar chia người dùng thành hai nhóm rõ rệt: diễn giả (panelists) và người xem (attendees).

Trong đó, chỉ diễn giả và người điều hành mới có thể trình bày, chia sẻ nội dung, bật micro/camera. Người tham dự chủ yếu theo dõi một chiều, nhưng vẫn có thể gửi câu hỏi, tham gia khảo sát hoặc bình luận nếu được bật quyền.

Zoom Webinar là lựa chọn lý tưởng cho:

• Hội thảo chuyên môn, lớp học quy mô lớn.

• Sự kiện ra mắt sản phẩm, giới thiệu dịch vụ.

• Các buổi livestream chuyên đề mang tính học thuật hoặc marketing.

2. Các bước chuẩn bị tổ chức webinar bằng Zoom

Đầu tiên, bạn cần có tài khoản Zoom trả phí (Pro hoặc Business) và mua thêm tính năng Zoom Webinar Add-on phù hợp với quy mô người tham dự (từ 500 đến 10.000 người). Sau khi có tài khoản và quyền truy cập, quá trình chuẩn bị nên được tiến hành theo 4 bước chính:

• Lập kế hoạch nội dung: Xác định chủ đề, mục tiêu, đối tượng, và giá trị bạn muốn mang lại cho người xem. Chuẩn bị slide, hình ảnh, video minh họa nếu cần.

• Tổ chức đội ngũ hỗ trợ: Bao gồm Host (người tổ chức chính), Co-host (điều phối kỹ thuật), diễn giả, người hỗ trợ câu hỏi – trả lời (Q&A).

• Thiết lập kịch bản thời gian: Từ khi mở phòng, chào hỏi, phần trình bày chính, phần tương tác, đến lúc kết thúc webinar.

• Kiểm tra kỹ thuật: Micro, webcam, kết nối mạng, phần mềm Zoom và không gian tổ chức đều cần được kiểm tra kỹ lưỡng.

3. Hướng dẫn tạo và cấu hình webinar trên Zoom

Khi đã có nội dung và kế hoạch, bạn thực hiện các bước sau trong tài khoản Zoom:

• Truy cập mục Webinars → Schedule a Webinar.

• Điền tiêu đề, mô tả, thời gian tổ chức, chọn múi giờ và thời lượng.

• Tùy chỉnh cài đặt: yêu cầu đăng ký tham dự, bật Q&A, cho phép thực hiện phiên tập dượt (Practice session), cài mật khẩu nếu cần.

• Thêm panelists bằng cách nhập email – họ sẽ nhận được link tham gia riêng với quyền trình bày.

• Tùy chỉnh giao diện trang đăng ký, thông báo tự động qua email, mẫu form đăng ký thu thập thông tin người tham dự.

Zoom cũng cho phép bạn tích hợp với các công cụ như Mailchimp, Zapier, HubSpot để tự động hóa quá trình gửi thư, nhắc lịch hoặc chăm sóc sau sự kiện.

4. Quảng bá webinar để thu hút người tham gia

Một webinar thành công bắt đầu bằng việc có người đăng ký và tham dự thực sự. Vì vậy, quảng bá sự kiện là bước vô cùng quan trọng, đặc biệt nếu bạn tổ chức webinar công khai.

Một số kênh hiệu quả để quảng bá webinar:

• Email marketing: Gửi thư mời đến danh sách khách hàng, đối tác, học viên.

• Mạng xã hội: Tạo bài đăng, video giới thiệu ngắn, chạy quảng cáo Facebook/Instagram.

• Website: Đặt banner hoặc popup thông báo webinar đang diễn ra.

• Cộng đồng trực tuyến: Đăng thông tin lên các group chuyên môn, diễn đàn, mạng xã hội ngành nghề.

• Landing page riêng: Tạo trang giới thiệu webinar với nút đăng ký nổi bật, nội dung hấp dẫn và tích hợp biểu mẫu đăng ký nhanh chóng.

Bạn cũng nên lên lịch gửi email nhắc nhở người đăng ký trước 1 ngày và 1 giờ để giảm tỷ lệ “bỏ quên” sự kiện.

5. Tổ chức webinar trực tiếp – Những kỹ năng quan trọng

Vào ngày webinar diễn ra, hãy đảm bảo mọi thứ sẵn sàng ít nhất 30 phút trước giờ phát sóng. Nên tổ chức một buổi tập dượt (rehearsal) cùng diễn giả để kiểm tra thiết bị, slide, âm thanh và ánh sáng.

Trong quá trình diễn ra webinar:

• Host hoặc Co-host mở đầu: Giới thiệu chương trình, hướng dẫn người tham dự thao tác cơ bản.

• Diễn giả trình bày: Sử dụng slide, video, chia sẻ màn hình… một cách mạch lạc, có nhấn nhá, không quá dồn dập.

• Tương tác với người tham dự: Bằng cách đặt câu hỏi, tạo khảo sát (Polls), đọc câu hỏi trong Q&A để phản hồi trực tiếp.

• Kết thúc webinar: Cảm ơn, nhắc lại thông tin chính, và cung cấp link để nhận tài liệu hoặc bản ghi hình.

Bạn nên bật tính năng ghi hình tự động (Record automatically) để lưu trữ toàn bộ nội dung, dùng cho mục đích chia sẻ lại hoặc biên tập.

6. Theo dõi hiệu quả và chăm sóc người tham dự sau webinar

Một trong những điểm mạnh của Zoom Webinar là khả năng báo cáo chi tiết sau sự kiện:

• Ai đã tham gia?

• Thời lượng theo dõi của từng người?

• Câu hỏi nào được gửi?

• Bao nhiêu người tương tác với khảo sát?

Sau khi webinar kết thúc, bạn nên:

• Gửi email cảm ơn và chia sẻ bản ghi webinar.

• Đính kèm tài liệu trình bày (nếu có).

• Gửi khảo sát đánh giá để cải thiện webinar sau.

• Đưa ra lời kêu gọi hành động (CTA): đăng ký chương trình tiếp theo, tải ebook, nhận ưu đãi…

Nếu webinar mang tính thương mại, đây chính là thời điểm “chốt sale” bằng cách gửi đề nghị phù hợp dựa trên hành vi người tham gia.

7. Webinar là xu hướng – Zoom là công cụ hiệu quả

Tổ chức webinar không chỉ là một xu hướng, mà còn là một kỹ năng cần thiết trong thời đại làm việc và học tập online. Dù bạn là giáo viên, chuyên gia đào tạo, marketer, doanh nghiệp khởi nghiệp hay tổ chức phi lợi nhuận, webinar sẽ giúp bạn mở rộng tầm ảnh hưởng, tiết kiệm chi phí, và gia tăng hiệu quả truyền thông.

Zoom Webinar là nền tảng lý tưởng cho người mới nhờ tính ổn định, dễ sử dụng, tính năng đầy đủ và khả năng tương thích với nhiều thiết bị. Với hướng dẫn chi tiết từ A-Z như trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể tự tin tổ chức một webinar chuyên nghiệp, thu hút và ấn tượng ngay từ lần đầu tiên.