Vì sao doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng Zoom trong họp và đào tạo?

1. Tổng quan về Zoom và cách Zoom hoạt động

1.1 Zoom là gì?

Zoom là một phần mềm hội nghị truyền hình và họp trực tuyến ra mắt vào năm 2011 bởi Zoom Video Communications, có trụ sở tại Hoa Kỳ. Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu giao tiếp video, chia sẻ màn hình, trò chuyện và tổ chức hội thảo online, Zoom đã nhanh chóng trở thành một trong những nền tảng họp trực tuyến phổ biến nhất toàn cầu.

Tính đến năm 2024, Zoom đã có hơn 300 triệu người dùng hoạt động hàng ngày, với hàng triệu cuộc họp được tổ chức mỗi ngày cho mục đích doanh nghiệp, giáo dục, y tế và các lĩnh vực khác.

1.2 Cách hoạt động của Zoom

Zoom hoạt động trên nhiều nền tảng như máy tính (Windows, Mac), điện thoại thông minh (iOS, Android), trình duyệt web, và có thể tích hợp với các phần mềm thứ ba như Slack, Google Calendar, Microsoft Teams…

Người dùng có thể:

• Tạo phòng họp ảo chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

• Gửi link mời cho người khác tham gia chỉ qua email, tin nhắn hoặc lịch hẹn.

• Tham gia họp chỉ bằng cách bấm vào đường link, không cần cài đặt phần mềm (nếu dùng trên web).

2. Lý do doanh nghiệp nhỏ nên chọn Zoom cho họp hành nội bộ

2.1 Tiết kiệm chi phí tối đa

Một trong những lợi thế lớn nhất của Zoom là giảm thiểu đáng kể chi phí vận hành so với các phương thức truyền thống:

• Không cần thuê phòng họp hay chi phí đi lại cho nhân viên từ các chi nhánh khác.

• Không cần đầu tư phần cứng đắt đỏ như thiết bị hội nghị chuyên dụng.

• Miễn phí với gói cơ bản: Gói Zoom Basic cho phép tổ chức cuộc họp lên đến 100 người, thời lượng tối đa 40 phút – phù hợp cho hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ.

Với mức giá từ 15 USD/tháng/người dùng, Zoom Pro là lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp muốn kéo dài thời gian họp, ghi hình không giới hạn, và có bộ nhớ lưu trữ đám mây.

2.2 Tăng tính linh hoạt trong tổ chức cuộc họp

Zoom cho phép các doanh nghiệp nhỏ:

• Tổ chức họp mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có kết nối internet.

• Không giới hạn địa lý: Thành viên từ các tỉnh thành, quốc gia khác nhau có thể họp chung.

• Thay đổi lịch linh hoạt: Dễ dàng đặt lại lịch họp nếu cần thay đổi khẩn cấp.

2.3 Giao tiếp hiệu quả và trực quan hơn

Zoom không chỉ là công cụ để "nói chuyện từ xa", mà còn có nhiều tính năng hỗ trợ tăng hiệu quả giao tiếp:

• Chia sẻ màn hình trực tiếp: Hỗ trợ thuyết trình, trình bày báo cáo, demo sản phẩm.

• Chat nội bộ ngay trong phòng họp: Giúp thành viên trao đổi mà không gián đoạn người đang nói.

• Tạo các phòng họp nhóm (Breakout Rooms): Thích hợp khi cần chia nhóm thảo luận.

• Ghi hình cuộc họp: Lưu lại toàn bộ nội dung để xem lại, đặc biệt hữu ích với người vắng mặt.

2.4 Tăng khả năng chuyên nghiệp hóa trong mắt khách hàng và đối tác

Với Zoom, doanh nghiệp nhỏ có thể:

• Gặp gỡ khách hàng từ xa một cách bài bản, chuyên nghiệp.

• Gửi link họp mang thương hiệu riêng (nếu dùng Zoom Business).

• Chia sẻ tài liệu, thông tin qua Zoom Chat hoặc màn hình trình chiếu.

3. Zoom là công cụ lý tưởng để đào tạo nhân viên

3.1 Đào tạo dễ dàng, không cần không gian thực

Thay vì tổ chức lớp học trực tiếp, doanh nghiệp nhỏ có thể:

• Đào tạo từ xa cho nhân viên ở các địa điểm khác nhau.

• Giảm chi phí thuê địa điểm, giảng viên di chuyển.

• Tiết kiệm thời gian vì nhân viên có thể học tại nhà, tại văn phòng hoặc khi đi công tác.

3.2 Ghi hình bài giảng và lưu trữ đám mây

Zoom hỗ trợ ghi lại toàn bộ nội dung buổi đào tạo để:

• Chia sẻ lại cho nhân viên mới.

• Đánh giá lại hiệu quả nội dung.

• Dùng làm tài liệu đào tạo nội bộ cho tương lai.

3.3 Tăng cường tương tác trong đào tạo

Zoom có:

• Khảo sát nhanh (Polling) để kiểm tra kiến thức.

• Bảng trắng (Whiteboard) để vẽ, ghi chú như trên lớp học.

• Chia nhóm theo chủ đề để các học viên thảo luận chủ động hơn.

4. Tính năng nổi bật của Zoom hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ

5. Zoom so với các nền tảng khác – Vì sao lại là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?

Zoom vừa rẻ, vừa linh hoạt, vừa mạnh về tính năng, là lựa chọn gần như tối ưu nhất cho doanh nghiệp nhỏ hiện nay.

6. Các trường hợp sử dụng Zoom hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ

• Họp giao ban sáng online cho nhân viên làm việc từ xa.

• Họp quản lý các chi nhánh tỉnh lẻ mỗi tuần.

• Đào tạo onboarding cho nhân viên mới.

• Chia sẻ kiến thức nội bộ định kỳ mỗi tháng.

• Tổ chức hội thảo online giới thiệu sản phẩm cho khách hàng.

• Giao lưu trực tuyến với khách hàng VIP hoặc nhà đầu tư.

7. Lưu ý khi triển khai Zoom trong doanh nghiệp nhỏ

7.1 Đảm bảo nhân viên được hướng dẫn sử dụng

• Tổ chức buổi đào tạo Zoom cơ bản.

• Cung cấp tài liệu, video hướng dẫn.

• Thiết lập quy tắc họp online: tắt mic khi không phát biểu, bật camera, ăn mặc lịch sự.

7.2 Cấu hình bảo mật cẩn thận

• Luôn bật phòng chờ.

• Sử dụng mật khẩu cho mỗi cuộc họp.

• Giới hạn chia sẻ màn hình nếu không cần thiết.

• Giao quyền host cho người có trách nhiệm.

7.3 Kết hợp Zoom với các công cụ khác

• Sử dụng Google Drive để chia sẻ tài liệu họp.

• Tích hợp lịch Google/Outlook để nhắc lịch họp.

• Dùng Zoom + Slack hoặc Zoom + Notion để quản lý công việc toàn diện.

Zoom không chỉ là một nền tảng họp video thông thường, mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và đào tạo nhân sự một cách linh hoạt và hiện đại. Với những tính năng phong phú, khả năng mở rộng và mức chi phí hợp lý, Zoom xứng đáng trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào trong kỷ nguyên số.