8 Công cụ quản lý dự án có thể mang lại hiệu quả tốt hơn

Cho dù bạn là một nhóm một người, một thành viên của một nhóm nhỏ hay một tổ chức lớn, việc có đúng công cụ sẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, cải thiện sự hợp tác của nhóm và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Tất cả các yếu tố này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn và có lợi nhuận hơn. 

1. Những điểm chính 

+ Việc lựa chọn đúng công cụ quản lý dự án cho doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện hiệu quả lên tới 30%! 

+ Các tổ chức đầu tư vào các công cụ quản lý dự án thấy được mức ROI trung bình là 20% cho các dự án của họ – các công cụ cho phép quản lý ngân sách và phân bổ nguồn lực tốt hơn, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tài chính chung của các dự án.

+ Phần mềm quản lý dự án có thể giảm chi phí dự án tới 15% nhờ khả năng lập kế hoạch tốt hơn và quản lý nhiệm vụ hiệu quả – với việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, ít chậm trễ hơn và quy trình làm việc tự động, các công ty có thể giảm thiểu chi phí chung và giảm thiểu những thất bại tốn kém của dự án.

2. 8 Công cụ quản lý dự án giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Bạn chưa bao giờ sử dụng công cụ quản lý dự án trước đây? Hoặc có thể bạn đã sử dụng, nhưng nó trở thành một trở ngại hơn là một sự trợ giúp? Vâng, việc chọn đúng công cụ phụ thuộc vào sở thích cá nhân và mục đích sử dụng của bạn. 

Sau đây là danh sách được tuyển chọn gồm 8 công cụ quản lý dự án hàng đầu giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất của nhóm và đạt được kết quả dự án và ROI tốt hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tính ROI của mình, hãy nhấp vào đây.

2.1 Asana

Một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất – Asana miễn phí cho mục đích sử dụng cơ bản, khá thân thiện với người dùng và rất phù hợp cho các dự án trực quan. 

- Giá: Miễn phí cho gói Cơ bản, gói Cao cấp với giá 10,99 đô la/người dùng/tháng, gói Doanh nghiệp với giá 24,99 đô la/người dùng/tháng

- Ưu điểm:

+ Giao diện thân thiện với người dùng

+ Tuyệt vời cho việc theo dõi dự án trực quan (dòng thời gian, chế độ xem bảng, khả năng mã hóa màu)

+ Cung cấp tính năng tự động hóa cho các tác vụ định kỳ

- Nhược điểm:

+ Báo cáo giới hạn trong phiên bản miễn phí

+ Quá sức đối với các nhóm rất nhỏ do có nhiều tính năng khác nhau

- Phù hợp nhất: Các nhóm có mọi quy mô, đặc biệt là những nhóm tập trung vào quản lý nhiệm vụ và cộng tác.

- Ví dụ sử dụng: Các nhóm tiếp thị và sản phẩm sử dụng Asana để quản lý các nhiệm vụ chiến dịch và ra mắt sản phẩm, đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và đáp ứng thời hạn.

2.2 Trello

Trello được sử dụng rộng rãi và dễ sử dụng. Bạn có thể liên kết 'thẻ' và dự án với nhau theo một đường dẫn thân thiện với người dùng. Đây là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời nếu bạn thích sự thể hiện trực quan, rõ ràng của các dự án phức tạp. Thật dễ dàng để liên kết các tài liệu và gắn thẻ đồng nghiệp của bạn, khiến đây trở thành một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn mới sử dụng loại phần mềm này. 

- Giá: Miễn phí cho gói Cơ bản, Gói Tiêu chuẩn là 5 đô la/người dùng/tháng, Gói Cao cấp là 10 đô la/người dùng/tháng, Gói Doanh nghiệp là 17,50 đô la/người dùng/tháng

- Ưu điểm:

+ Bảng trực quan và dễ sử dụng với các tính năng 'thẻ' có thể chỉnh sửa dễ dàng 

+ Tăng cường sức mạnh và tích hợp để có thêm chức năng

+ Tốt cho việc tổ chức trực quan

- Nhược điểm:

+ Tính năng hạn chế cho quản lý dự án nâng cao

+ Khó quản lý các dự án lớn với nhiều nhiệm vụ

- Phù hợp nhất cho: Các nhóm nhỏ và cá nhân, đặc biệt là những người có nhu cầu theo dõi nhiệm vụ đơn giản.

- Ví dụ sử dụng: Các công ty sáng tạo thường sử dụng Trello để động não và quản lý ý tưởng một cách trực quan, tăng cường giao tiếp nhóm và quy trình làm việc sáng tạo.

2.3 Monday.com

Bạn có thể nhận ra Monday từ các chiến dịch tiếp thị mở rộng của họ! Đây là một công cụ tuyệt vời, hơi đắt hơn một chút; tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp lớn hơn hoặc đang tìm cách mở rộng quy mô, thì đây là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời có thể xử lý các dự án phức tạp. Nó cũng có ứng dụng di động để dễ dàng truy cập vào các dự án của bạn. Điều này lý tưởng cho các Quản lý dự án và chủ doanh nghiệp. 

- Giá: Gói cơ bản là 8 đô la/người dùng/tháng, gói tiêu chuẩn là 10 đô la/người dùng/tháng, gói chuyên nghiệp là 16 đô la/người dùng/tháng, gói doanh nghiệp theo yêu cầu.

- Ưu điểm:

+ Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cao

+ Nhiều tùy chọn chế độ xem (Gantt, lịch, Kanban)

+ Công cụ cộng tác mạnh mẽ với tính năng chia sẻ tệp và bình luận

- Nhược điểm:

+ Đắt tiền đối với các nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ hơn

+ Một số tùy chọn tùy chỉnh quá phức tạp 

- Phù hợp nhất cho: Các nhóm vừa và lớn có nhu cầu quy trình làm việc phức tạp.

- Ví dụ về cách sử dụng: Các nhóm phát triển phần mềm và dịch vụ khách hàng sử dụng Monday.com để theo dõi dự án, ưu tiên nhiệm vụ dịch vụ khách hàng và làm việc cộng tác.

2.4 ClickUp

ClickUp có nhiều tính năng quản lý dự án hữu ích cho các dự án phức tạp hơn và cung cấp cho nhóm khả năng quan sát rộng hơn về quy trình làm việc phức tạp. 

- Giá: Miễn phí cho gói Cơ bản, Không giới hạn với giá 5 đô la/người dùng/tháng, Gói Doanh nghiệp với giá 12 đô la/người dùng/tháng, Gói Doanh nghiệp theo yêu cầu

- Ưu điểm:

+ Đa năng với nhiều tính năng, bao gồm theo dõi mục tiêu, quản lý tác vụ và chia sẻ tài liệu dễ dàng 

+ Có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều quy trình làm việc khác nhau

+ Giá cả phải chăng

- Nhược điểm:

+ Giao diện có thể phức tạp và quá tải

+ Tích hợp hạn chế trong các gói thấp hơn

- Phù hợp nhất cho: Các nhóm và doanh nghiệp đang phát triển đang tìm kiếm giải pháp trọn gói.

- Ví dụ sử dụng: Các nhóm làm việc từ xa sử dụng ClickUp để quản lý dự án và giao tiếp hiệu quả giữa các múi giờ với tất cả nhiệm vụ và tài liệu ở cùng một nơi.

2.5 Smartsheet

Smartsheet giống như một bảng tính khổng lồ (thật bất ngờ phải không?!) – nó phù hợp với các dự án lớn với số lượng người dùng không giới hạn; tuy nhiên, nó có thể trở nên khá phức tạp nếu bạn không quen làm việc với nhiều dữ liệu và các công cụ quản lý dự án theo phong cách biểu đồ Ghant cho các dự án lớn hơn, phức tạp hơn. 

- Giá: Pro là 7 đô la/người dùng/tháng, Business là 25 đô la/người dùng/tháng, Enterprise theo yêu cầu

- Ưu điểm:

+ Giao diện giống như bảng tính để dễ sử dụng

+ Khả năng báo cáo và trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ

+ Quy trình làm việc và lời nhắc tự động

- Nhược điểm:

+ Giá cao hơn so với các công cụ khác

+ Tùy chỉnh hạn chế trên các gói cấp thấp hơn

- Phù hợp nhất cho: Các dự án và nhóm có nhiều dữ liệu thích sử dụng các công cụ dựa trên bảng tính.

- Ví dụ sử dụng: Các công ty xây dựng sử dụng Smartsheet để theo dõi chi phí dự án, mốc thời gian và cập nhật để nâng cao hiệu quả.

2.6 Notion

Notion miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, đây luôn là một chiến thắng nếu bạn là một người làm việc tự do, một nhà kinh doanh độc lập hoặc chỉ muốn thử nghiệm nhiều công cụ khác nhau! Nó khá dễ sử dụng và có phiên bản ứng dụng cho phép bạn làm việc từ điện thoại hoặc máy tính bảng. Nó cơ bản nhưng thực sự tiện dụng cho các dự án nhỏ hoặc đơn giản. 

- Giá: Miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, gói Nhóm là 8 đô la/người dùng/tháng, gói Doanh nghiệp là 15 đô la/người dùng/tháng

- Ưu điểm:

+ Rất linh hoạt với việc ghi chú, cơ sở dữ liệu và quản lý tác vụ

+ Mẫu có thể tùy chỉnh cho nhiều nhu cầu dự án khác nhau

+ Giá cả phải chăng và linh hoạt

- Nhược điểm:

+ Thiếu một số tính năng quản lý dự án nâng cao

+ Khả năng ngoại tuyến hạn chế

- Tốt nhất cho: Các nhóm sáng tạo, công ty khởi nghiệp và các nhóm làm việc từ xa ưu tiên tài liệu. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách giành được tài trợ cho công ty khởi nghiệp của mình , hãy xem ngay! 

- Ví dụ sử dụng: Các nhóm làm việc từ xa sử dụng Notion để quản lý tài liệu dự án, ghi chú của nhóm và các buổi họp động não ở cùng một nơi.

2.7 Basecamp

Basecamp là một công cụ tuyệt vời với nhiều chức năng, chẳng hạn như trò chuyện, bảng tin, nhắc nhở thời hạn, danh sách và chia sẻ tài liệu. Nó có cả ứng dụng và phiên bản dành cho máy tính để bàn, nghĩa là bạn có thể dễ dàng đăng nhập và làm việc khi đang di chuyển. 

Một lần nữa, nó khá cơ bản, vì vậy có thể không phải là lựa chọn phù hợp cho các dự án phức tạp. Tuy nhiên, nó là một công cụ tuyệt vời để cộng tác giữa các nhóm. 

- Giá: 15 đô la/người dùng/tháng, miễn phí cho nhà giáo dục và sinh viên

- Ưu điểm:

+ Giao diện đơn giản và dễ hiểu

+ Các công cụ cộng tác mạnh mẽ, bao gồm nhắn tin, danh sách tác vụ và chia sẻ tệp

+ Giá cố định, phù hợp với nhóm lớn

- Nhược điểm:

+ Các tính năng nâng cao hạn chế như biểu đồ Gantt hoặc theo dõi thời gian

+ Không lý tưởng cho quy trình làm việc phức tạp

- Phù hợp nhất cho: Các nhóm vừa và nhỏ và doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dự án đơn giản.

- Ví dụ sử dụng: Các cơ quan sử dụng Basecamp để quản lý thông tin liên lạc với khách hàng và sắp xếp công việc của nhóm.

2.8 Teamwork

Như tên gọi của nó, nó rất tuyệt vời cho công việc cộng tác. Nó dễ sử dụng, nghĩa là khách hàng của bạn sẽ có sự minh bạch hoàn toàn về các dự án. Đọc thêm về cách cộng tác và làm việc nhóm là một phần không thể thiếu để phát triển doanh nghiệp (có dữ liệu để chứng minh!) tại đây. 

- Giá: Miễn phí cho gói Cơ bản, Giao hàng với giá 9,99 đô la/người dùng/tháng, Phát triển với giá 17,99 đô la/người dùng/tháng, Doanh nghiệp theo yêu cầu

- Ưu điểm:

+ Tính năng theo dõi thời gian và lập ngân sách tuyệt vời

+ Các tính năng hướng đến khách hàng để đảm bảo tính minh bạch của dự án

+ Quản lý và theo dõi nhiệm vụ chi tiết

- Nhược điểm:

+ Giao diện có thể có vẻ lỗi thời so với các công cụ mới hơn

+ Mức giá cao hơn cho các gói nâng cao

- Phù hợp nhất cho: Các cơ quan và nhóm làm việc với khách hàng bên ngoài và cần theo dõi thời gian.

- Ví dụ về cách sử dụng: Các công ty tiếp thị và thiết kế sử dụng Teamwork để quản lý các dự án của khách hàng, theo dõi thời gian thực hiện và tạo cổng thông tin truy cập cho khách hàng để cập nhật dự án.

2.9 Chọn công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Mỗi công cụ cung cấp các tính năng và mô hình định giá độc đáo phù hợp với quy mô nhóm, phạm vi dự án và yêu cầu quy trình làm việc khác nhau. Hãy cân nhắc các yếu tố như quy mô nhóm, mức độ phức tạp của dự án, nhu cầu cộng tác và ngân sách khi chọn công cụ tốt nhất cho nhóm của bạn. 

Việc triển khai đúng công cụ quản lý dự án có thể giúp hợp lý hóa quy trình, cải thiện năng suất và mang lại kết quả dự án tốt hơn.

3. Câu hỏi thường gặp: 

3.1 Tôi nên tìm kiếm những tính năng nào ở một công cụ quản lý dự án?

Các tính năng bạn cần phụ thuộc vào quy mô nhóm, độ phức tạp của dự án và yêu cầu quy trình làm việc của bạn. Tuy nhiên, các tính năng hữu ích nhất thường bao gồm:

+ Theo dõi nhiệm vụ và dự án: Các tùy chọn theo dõi trực quan như bảng Kanban, biểu đồ Gantt và danh sách.

+ Công cụ cộng tác: Nhắn tin, bình luận và chia sẻ tệp theo thời gian thực.

+ Quản lý thời gian và nguồn lực: Công cụ theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ và quản lý khối lượng công việc.

+ Tự động hóa: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái và nhắc nhở.

+ Báo cáo và phân tích: Bảng thông tin và báo cáo để theo dõi tiến độ và hiệu suất.

+ Tùy chọn tích hợp: Khả năng tích hợp với các công cụ khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Google Workspace, Slack hoặc phần mềm CRM.

3.2 Các doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ các công cụ quản lý dự án không?

Có, các doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi đáng kể từ các công cụ quản lý dự án. Các công cụ này cung cấp cấu trúc, giúp quản lý tài nguyên và giảm các tác vụ hành chính thủ công, vốn rất cần thiết cho các nhóm nhỏ có thể có thời gian và tài nguyên hạn chế. Ngoài ra, nhiều công cụ quản lý dự án cung cấp các gói giá cả phải chăng hoặc các phiên bản miễn phí phù hợp với các nhóm nhỏ hơn. Bằng cách cải thiện tổ chức và cộng tác, các công cụ này cho phép các doanh nghiệp nhỏ hoạt động hiệu quả hơn và mở rộng quy mô hiệu quả hơn.

3.3 Công cụ quản lý dự án là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Công cụ quản lý dự án là phần mềm giúp các nhóm tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các nhiệm vụ và dự án từ đầu đến cuối. Nó bao gồm các tính năng như theo dõi nhiệm vụ, quản lý thời gian, cộng tác, chia sẻ tài liệu và báo cáo. Các công cụ này rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì chúng cải thiện năng suất, hợp lý hóa giao tiếp và tăng cường khả năng hiển thị dự án, giúp các nhóm hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.