Cách tạo cuộc họp mới trên Zoom

Tuy nhiên, để sử dụng Zoom một cách chuyên nghiệp, điều quan trọng là bạn phải biết cách tạo cuộc họp mới một cách đúng chuẩn, từ những thao tác cơ bản cho đến những cài đặt nâng cao nhằm đảm bảo sự bảo mật, tiện lợi và chuyên nghiệp cho mỗi buổi họp. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo cuộc họp mới trên Zoom bằng nhiều phương tiện khác nhau và cung cấp các lưu ý cần thiết giúp bạn trở thành một người tổ chức họp thành thạo.

1. Tạo cuộc họp mới trên Zoom bằng phần mềm trên máy tính

Zoom cung cấp ứng dụng dành riêng cho Windows và macOS với giao diện dễ sử dụng và đầy đủ chức năng chuyên nghiệp. Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoom cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp. Tại giao diện chính, bạn sẽ thấy nút “New Meeting” với biểu tượng màu cam nổi bật. Nhấn vào đây sẽ ngay lập tức khởi động một cuộc họp mới với ID ngẫu nhiên hoặc ID cố định tùy theo cài đặt trong tài khoản.

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể kích hoạt hoặc tắt video, micro, chia sẻ màn hình, mở phòng chờ, mời người tham dự bằng cách gửi đường link hoặc ID họp. Để mời người tham gia, hãy nhấn vào biểu tượng “Participants” rồi chọn “Invite”. Tại đây bạn có thể gửi lời mời qua email, sao chép đường dẫn cuộc họp để chia sẻ qua các ứng dụng nhắn tin, hoặc sử dụng các tích hợp sẵn có như Google Calendar để lên lịch. Ngoài ra, bạn có thể đặt mật khẩu để kiểm soát quyền truy cập hoặc bật phòng chờ để phê duyệt từng người tham gia.

2. Tạo cuộc họp mới trên Zoom bằng trình duyệt web

Nếu bạn không muốn cài đặt ứng dụng hoặc đang sử dụng máy tính công cộng, Zoom hoàn toàn có thể sử dụng thông qua trình duyệt như Google Chrome, Firefox, Edge. Truy cập vào website chính thức của Zoom tại địa chỉ zoom.us và đăng nhập vào tài khoản. Sau đó, truy cập vào mục “My Account” trên góc phải màn hình và chọn “Meetings” trong thanh điều hướng bên trái.

Tại đây, bạn nhấn vào nút “Schedule a Meeting” để lên lịch cho cuộc họp mới. Bạn sẽ được yêu cầu nhập tiêu đề cuộc họp, mô tả (nếu cần), thời gian bắt đầu, thời lượng dự kiến, múi giờ, ID cuộc họp (tạo mới hoặc dùng ID cá nhân), mật khẩu truy cập và các thiết lập khác như bật/tắt video khi tham gia, bật phòng chờ, cho phép người tham gia trước host, cho phép ghi hình, v.v. Sau khi hoàn tất, nhấn “Save” để lưu lại. Zoom sẽ hiển thị link mời họp mà bạn có thể sao chép và gửi cho người tham gia. Ngoài ra, có thể thêm cuộc họp vào Google Calendar hoặc Outlook để tiện theo dõi và nhận thông báo nhắc lịch.

3. Tạo cuộc họp mới trên Zoom bằng điện thoại (Android và iOS)

Ứng dụng Zoom trên thiết bị di động mang đến sự tiện lợi vượt trội cho người dùng đang di chuyển hoặc không có máy tính bên cạnh. Sau khi tải ứng dụng từ App Store hoặc Google Play, bạn mở ứng dụng Zoom và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký. Tại giao diện chính, nhấn vào nút “New Meeting”. Tại đây, bạn có thể chọn bật video ngay từ đầu, sử dụng ID cuộc họp cá nhân (PMI) hoặc ID ngẫu nhiên. Khi đã sẵn sàng, nhấn “Start a Meeting”.

Trong khi cuộc họp đang diễn ra, bạn có thể mời người tham gia bằng cách nhấn vào biểu tượng “Participants” rồi chọn “Invite”. Có thể chia sẻ link qua tin nhắn, email, Zalo, Messenger hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn sử dụng. Ngoài ra, ứng dụng Zoom trên điện thoại cũng hỗ trợ chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp (với tài khoản Pro), bật phòng chờ, khóa phòng họp và các thao tác quản lý khác tương tự như trên máy tính. Giao diện của ứng dụng được thiết kế tối ưu cho điện thoại nên rất dễ sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu.

4. Các bước cấu hình nâng cao giúp tổ chức cuộc họp hiệu quả hơn

Việc tạo cuộc họp không chỉ dừng lại ở thao tác khởi động hay lên lịch. Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, bạn cần cấu hình một số thiết lập nâng cao như bảo mật, quyền điều khiển, quản lý người tham gia, và các tiện ích đi kèm. Thứ nhất là bảo mật cuộc họp: bạn nên bật tính năng yêu cầu mật khẩu hoặc phòng chờ để tránh người lạ xâm nhập. Thứ hai là quyền chia sẻ màn hình: nếu không cần thiết, bạn nên giới hạn quyền này cho người tổ chức hoặc người được chỉ định để tránh tình huống mất kiểm soát.

Thứ ba là ghi hình cuộc họp: bạn có thể bật tự động ghi lại khi bắt đầu hoặc nhấn ghi thủ công, lưu về máy hoặc đám mây. Thứ tư là giới hạn người tham gia: nếu bạn tổ chức cuộc họp riêng tư hoặc bán vé, nên kết hợp với các công cụ xác thực email hoặc mã truy cập. Thứ năm là gửi thông báo trước cuộc họp: Zoom cho phép tích hợp với Google Calendar, Microsoft Outlook hoặc các công cụ CRM để gửi lời mời, nhắc lịch và đồng bộ hóa thời gian. Cuối cùng, bạn có thể kết nối Zoom với các công cụ hỗ trợ như Zapier, Calendly, Slack để mở rộng tính năng và tối ưu quy trình tổ chức họp.

5. Những lưu ý khi tổ chức cuộc họp Zoom cho doanh nghiệp và giáo dục

Trong môi trường doanh nghiệp, tính chuyên nghiệp và bảo mật là yếu tố quan trọng hàng đầu. Khi tạo cuộc họp, bạn nên chuẩn hóa quy trình tạo và chia sẻ thông tin họp cho toàn bộ đội ngũ. Sử dụng tên cuộc họp rõ ràng, mô tả chi tiết nội dung, cung cấp tài liệu trước khi họp và đảm bảo các thiết bị (camera, micro, kết nối mạng) đều được kiểm tra kỹ lưỡng. Nếu họp với đối tác hoặc khách hàng, nên gửi email mời chuyên nghiệp có kèm thông tin liên hệ hỗ trợ kỹ thuật nếu cần.

Trong môi trường giáo dục, việc tạo cuộc họp cần đảm bảo an toàn cho học sinh, đặc biệt là trẻ em. Nên bật phòng chờ, tắt tính năng chia sẻ màn hình cho học sinh, không chia sẻ ID hoặc mật khẩu công khai trên mạng xã hội. Ngoài ra, với các lớp học định kỳ, bạn có thể lên lịch nhiều cuộc họp theo tuần, tháng hoặc tạo các đường link cố định giúp giáo viên và học sinh dễ truy cập.

6. Kết luận

Tạo một cuộc họp mới trên Zoom không khó, nhưng để làm đúng cách và chuyên nghiệp thì cần nắm vững các bước cài đặt cũng như những lưu ý liên quan đến bảo mật, quản lý người tham gia và tích hợp hệ thống. Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ, trường học, chuyên gia tư vấn hay người dùng cá nhân, việc thành thạo cách tạo và điều hành cuộc họp Zoom sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả giao tiếp và nâng cao trải nghiệm người tham dự. Nếu bạn đang cần một giải pháp toàn diện hơn như tích hợp Zoom vào website, xây dựng hệ thống đặt lịch, nhắc lịch qua email hoặc SMS, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thiết kế website chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức hội họp và đào tạo online hiện đại.