Cách thêm số điện thoại trong Zoom

Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống khi người tham gia không thể truy cập internet hoặc thiết bị có video. Vậy, làm thế nào để thêm số điện thoại vào cuộc họp Zoom và làm thế nào để người tham gia có thể gọi vào tham gia? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện.

1. Giới thiệu về tính năng thêm số điện thoại trong Zoom

Khi bạn tổ chức cuộc họp trên Zoom, bạn có thể muốn tạo điều kiện cho người tham gia kết nối qua điện thoại thay vì qua video. Zoom cung cấp một tính năng gọi điện thoại vào cuộc họp, cho phép người tham gia sử dụng số điện thoại để tham gia mà không cần có kết nối internet. Điều này rất hữu ích khi người tham gia không có thiết bị hỗ trợ video hoặc trong trường hợp kết nối internet không ổn định.

Tính năng này không chỉ hỗ trợ cuộc họp video mà còn giúp cuộc họp trở nên linh hoạt hơn, đáp ứng được nhu cầu của nhiều đối tượng tham gia. Bất kỳ ai có điện thoại đều có thể tham gia vào cuộc họp, dù ở bất kỳ đâu và trong bất kỳ điều kiện kết nối nào.

2. Cách thêm số điện thoại vào cuộc họp Zoom

Để có thể cung cấp số điện thoại cho người tham gia cuộc họp, bạn cần thực hiện một số bước thiết lập khi lên lịch cuộc họp trên Zoom. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Đăng nhập vào Zoom

Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký tài khoản Zoom miễn phí trên trang web chính thức của Zoom. Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa vào giao diện chính của Zoom.

Bước 2: Lên lịch cuộc họp mới

Sau khi đã đăng nhập, bạn chọn "Schedule a New Meeting" (Lên lịch cuộc họp mới) trong giao diện chính. Trong phần này, bạn sẽ phải điền các thông tin cơ bản cho cuộc họp như:

• Tên cuộc họp

• Mô tả cuộc họp (tuỳ chọn)

• Thời gian cuộc họp

• Thời gian bắt đầu và kết thúc

• Múi giờ của cuộc họp.

Tại đây, bạn cũng có thể cấu hình các tuỳ chọn khác như:

• Cho phép tham gia trước người tổ chức

• Mã cuộc họp

• Mật khẩu cuộc họp (nếu cần thiết)

Bước 3: Thêm số điện thoại vào cuộc họp

Trong phần Meeting Options (Tùy chọn cuộc họp), bạn sẽ thấy một mục gọi là "Add a Dial-In Number" (Thêm số điện thoại để gọi vào). Tính năng này sẽ tự động thêm các số điện thoại quốc tế cho các quốc gia khác nhau, giúp người tham gia từ các quốc gia khác có thể gọi vào cuộc họp Zoom mà không gặp khó khăn.

Bằng cách này, Zoom sẽ cung cấp cho bạn một số điện thoại quốc tế mà người tham gia có thể gọi vào để tham gia cuộc họp, cũng như mã cuộc họp để họ nhập sau khi kết nối qua điện thoại.

Bước 4: Lưu lại thông tin cuộc họp

Sau khi đã hoàn tất việc nhập các thông tin cuộc họp, bạn chỉ cần nhấn nút Save (Lưu) để lưu cuộc họp. Sau đó, bạn sẽ nhận được một liên kết mời tham gia cuộc họp, cùng với các số điện thoại gọi vào, mã cuộc họp và mật khẩu (nếu có). Bạn có thể gửi các thông tin này cho người tham gia qua email, tin nhắn hoặc bất kỳ phương thức liên lạc nào bạn muốn.

3. Hướng dẫn người tham gia sử dụng số điện thoại để tham gia cuộc họp

Một khi cuộc họp đã được lên lịch và thông tin đã được gửi đi, người tham gia có thể sử dụng số điện thoại đã cung cấp để tham gia cuộc họp. Dưới đây là các bước chi tiết mà người tham gia cần thực hiện để gọi vào cuộc họp Zoom:

• Bước 1: Gọi vào số điện thoại Zoom: Người tham gia sẽ nhận được các số điện thoại quốc tế từ bạn. Họ cần gọi vào số điện thoại tương ứng với quốc gia của mình. Những số điện thoại này có thể miễn phí hoặc tính phí, tuỳ thuộc vào quy định của Zoom và quốc gia của người tham gia.

• Bước 2: Nhập mã cuộc họp: Sau khi gọi vào số điện thoại, hệ thống Zoom sẽ yêu cầu người tham gia nhập mã cuộc họp. Đây là dãy số mà bạn đã cung cấp trong thông tin cuộc họp. Mã cuộc họp này giúp xác nhận rằng người tham gia đang kết nối đúng với cuộc họp mà bạn đã lên lịch.

• Bước 3: Nhập mã PIN (nếu có): Trong trường hợp cuộc họp yêu cầu mật khẩu để tham gia, người tham gia sẽ phải nhập mã PIN (mật khẩu cuộc họp) sau khi nhập mã cuộc họp. Mã PIN này sẽ giúp bảo vệ cuộc họp khỏi các cuộc xâm nhập không mong muốn và đảm bảo tính bảo mật cho cuộc họp.

• Bước 4: Tham gia cuộc họp: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người tham gia sẽ có thể tham gia vào cuộc họp và nghe âm thanh cuộc họp qua điện thoại. Tuy nhiên, họ sẽ không thể sử dụng video hoặc chia sẻ màn hình trong cuộc họp.

4. Những lưu ý khi sử dụng số điện thoại để tham gia cuộc họp Zoom

• Lưu ý về phí gọi điện thoại: Một điểm cần lưu ý khi người tham gia gọi vào cuộc họp Zoom qua số điện thoại là họ có thể phải trả phí cho cuộc gọi này, đặc biệt nếu họ gọi từ quốc gia khác. Vì vậy, khi cung cấp số điện thoại cho người tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra xem số điện thoại nào là miễn phí hoặc có chi phí thấp nhất cho người tham gia. Zoom cũng cung cấp các tùy chọn gọi vào miễn phí cho một số quốc gia, nhưng nếu người tham gia gọi từ quốc gia không được hỗ trợ, phí sẽ phát sinh.

• Hạn chế tính năng khi gọi vào qua điện thoại: Khi tham gia cuộc họp Zoom qua điện thoại, người tham gia chỉ có thể nghe âm thanh cuộc họp và tham gia giao tiếp qua micrô của điện thoại. Tuy nhiên, họ sẽ không thể sử dụng video, chia sẻ màn hình hoặc tham gia vào các hoạt động liên quan đến hình ảnh trong cuộc họp. Nếu bạn cần người tham gia sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình hoặc xem video, tốt nhất bạn nên khuyến khích họ tham gia qua ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc điện thoại di động.

• Kiểm tra số điện thoại hỗ trợ: Trước khi cung cấp số điện thoại cho người tham gia, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra xem số điện thoại nào là hợp lệ và hỗ trợ cho quốc gia của họ. Điều này sẽ giúp người tham gia dễ dàng kết nối và tham gia cuộc họp mà không gặp phải sự cố về số điện thoại không đúng hoặc không hỗ trợ.

Thêm số điện thoại vào Zoom là một tính năng cực kỳ tiện lợi và linh hoạt, giúp mở rộng khả năng tham gia cuộc họp cho những người không có kết nối internet ổn định hoặc không có thiết bị hỗ trợ video. Bằng cách làm theo các bước hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn sẽ có thể dễ dàng thêm số điện thoại vào cuộc họp Zoom và tạo điều kiện cho người tham gia cuộc họp một cách thuận lợi.

Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp đầy đủ thông tin về số điện thoại, mã cuộc họp và mật khẩu (nếu có) cho người tham gia, để cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.