Chỉ có 5 số liệu thực hiện đơn hàng quan trọng

Một cách tiếp cận ngày càng phổ biến là hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL). Bằng cách thuê ngoài các hoạt động kho bãi, hoàn thiện và vận chuyển cho một đối tác 3PL đáng tin cậy, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động của mình và tập trung vào các hoạt động cốt lõi như tiếp thị và phát triển sản phẩm.

Tuy nhiên, việc thuê 3PL chỉ là bước khởi đầu. Để thực sự tối đa hóa lợi ích của quan hệ đối tác này và thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng trực tuyến, các doanh nghiệp cần chú ý chặt chẽ đến các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu thu được từ các trung tâm hoàn thiện đơn hàng của họ. 

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao số liệu lại quan trọng, khám phá các KPI thiết yếu để thành công trong thương mại điện tử và thảo luận về cách các doanh nghiệp có thể tận dụng các số liệu này để tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy doanh số bán hàng trực tuyến.

- Tại sao số liệu lại quan trọng khi quản lý dịch vụ 3PL của bạn?

Trước khi đi sâu vào các số liệu cụ thể, điều quan trọng là phải hiểu lý do tại sao chúng lại quan trọng trong bối cảnh bán hàng thương mại điện tử. Các số liệu cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hoạt động hoàn tất đơn hàng của bạn, bao gồm hiệu quả, độ chính xác và hiệu quả về chi phí. Bằng cách theo dõi và phân tích các số liệu này, doanh nghiệp có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cuối cùng là nâng cao trải nghiệm chung của khách hàng.

1. Tỷ lệ chính xác của đơn hàng

Tỷ lệ chính xác đơn hàng cao là yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí trả lại và đổi hàng. Là chủ doanh nghiệp, việc tìm kiếm tỷ lệ chính xác đơn hàng cao nhất đảm bảo bạn loại bỏ được lỗi trong hoạt động của mình, dẫn đến việc giao hàng nhanh hơn. Các nghiên cứu cho thấy tỷ lệ chính xác đơn hàng cao có mối tương quan trực tiếp với việc tăng khả năng giữ chân khách hàng và lợi nhuận.

Với quy trình đặt hàng chính xác, công ty của bạn sẽ thấy giảm được tình trạng trả lại, hoàn tiền và gửi lại hàng, thường làm giảm lợi nhuận. Tỷ lệ chính xác của đơn hàng thấp hơn 90% có thể ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Vậy, bạn tính toán như thế nào?

Tỷ lệ chính xác của đơn hàng = [tổng số đơn hàng được thực hiện chính xác ÷ tổng số đơn hàng được thực hiện] 

Sau đó, nhân tổng đó với 100.

Ví dụ, giả sử thương hiệu DTC của bạn đã hoàn thành tổng cộng 500 đơn hàng. Trong số 500 đơn hàng đó, 20 đơn hàng có một số lỗi (ví dụ như chọn nhầm). Nhưng 480 đơn hàng đã được hoàn thành chính xác. Trong tình huống này, tỷ lệ chính xác đơn hàng của bạn sẽ là 98%.

[480 ÷ 500] * 100 = 96%

Vậy thì câu hỏi đặt ra là, "đây có phải là tỷ lệ tốt không?" Nếu thương hiệu của bạn đạt điểm dưới 95%, bạn có thể thấy mình đang mất khách hàng. Hãy theo dõi các số liệu này để đảm bảo bạn không mất khách hàng.

2. Thời gian chu kỳ đặt hàng (OCT)

KPI quan trọng thứ hai cần nhớ để đảm bảo tính chính xác là thời gian chu kỳ đặt hàng. Chỉ số này theo dõi thời gian cần thiết để xử lý, chọn, đóng gói và vận chuyển một đơn hàng. Nói tóm lại, đó là thời gian cần thiết để một công ty hoàn tất quy trình thực hiện đơn hàng, từ khi khách hàng đặt hàng đến khi sản phẩm được giao cho khách hàng.

Chu kỳ đặt hàng ngắn hơn dẫn đến giao hàng nhanh hơn, điều này sẽ dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và mua hàng lặp lại. Đã được chứng minh rằng khách hàng sẽ quay lại và có nhiều khả năng trung thành với thương hiệu của bạn hơn nếu họ tin tưởng rằng gói hàng của họ sẽ được giao đúng hạn, mọi lúc. Theo Forbes , "xác suất bán cho một khách hàng hiện tại cao hơn tới mười bốn lần so với xác suất bán cho một khách hàng mới". Tại sao phải chi ngân sách tiếp thị của bạn để tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới khi bạn chỉ có thể nhắm mục tiêu lại những khách hàng cũ đã tin tưởng vào thương hiệu của bạn?

Bằng cách tập trung vào việc giảm thời gian chu kỳ đặt hàng, các doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích đáng kể tác động trực tiếp đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Điều này sẽ khiến họ quay lại vì nhiều lý do hơn là chỉ vì sản phẩm của bạn.

3. Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho

Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cho biết hàng tồn kho được bán và thay thế nhanh như thế nào trong một khoảng thời gian cụ thể. Tỷ lệ luân chuyển cao có thể cho thấy việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả và có thể giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng.

Một ví dụ về tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho là 4 đến 6, có thể là KPI lý tưởng cho hầu hết các doanh nghiệp thực phẩm hoặc thương mại điện tử. Tỷ lệ này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ không hết hàng, cho phép bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng và trong cùng một cách, 3PL của bạn sẽ không phải giữ một lượng lớn sản phẩm chưa bán được một cách không cần thiết.   

Làm thế nào để tính tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho cho doanh nghiệp của bạn? Tùy thuộc vào ngành của bạn, tỷ lệ này có thể thay đổi. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho bằng giá vốn hàng bán chia cho tổng hoặc hàng tồn kho trung bình. Điều này cho biết hàng tồn kho được luân chuyển hoặc bán bao nhiêu lần. Công thức này có thể hỗ trợ bạn với mức tồn kho quá mức so với doanh số hiện tại. 3PL của bạn có thể hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào. 

4. Chi phí vận chuyển cho mỗi đơn hàng

Tính toán chi phí vận chuyển trung bình cho mỗi đơn hàng cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động vận chuyển của bạn. Các doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận chuyển và tăng lợi nhuận bằng cách tối ưu hóa bao bì, lựa chọn hãng vận chuyển và phương thức vận chuyển.

Nếu sản phẩm của bạn đang có doanh số bán hàng đặc biệt, nhưng chi phí vận chuyển của bạn lại cao một cách không cân xứng, thì chúng chắc chắn có thể ảnh hưởng đến khả năng thành công của bạn. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể thấy khó hòa vốn nếu chi phí vận chuyển không được quản lý hiệu quả. Chủ động về chi phí vận chuyển là điều bắt buộc đối với người bán thương mại điện tử đang cố gắng duy trì biên lợi nhuận lành mạnh.

Điều này bao gồm việc đánh giá và tối ưu hóa cẩn thận nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình vận chuyển, chẳng hạn như lựa chọn hãng vận chuyển, hiệu quả đóng gói, phương pháp vận chuyển và chiến lược thực hiện.

3PL của bạn sẽ cung cấp cho bạn mức giá tốt nhất có thể khi làm việc với tất cả các hãng vận chuyển. Giá có thể thay đổi tùy thuộc vào thời gian, kích thước gói hàng và trọng lượng theo kích thước. Bạn muốn chắc chắn rằng mình đang theo dõi các số liệu này để đảm bảo 3PL của bạn cung cấp cho bạn mức giá tốt nhất cho sản phẩm của bạn.

5. Tỷ lệ hoàn trả

Theo dõi tỷ lệ trả hàng giúp doanh nghiệp hiểu được mức độ hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm. Tỷ lệ trả hàng cao có thể chỉ ra các vấn đề về mô tả sản phẩm, kích thước hoặc trải nghiệm chung của khách hàng. Theo dõi số liệu về tỷ lệ trả hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn vì nó đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm. Bằng cách theo dõi tần suất trả hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá sản phẩm của mình có đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng hay không.

Tỷ lệ trả hàng cao đóng vai trò là chỉ báo quan trọng cho thấy có điều gì đó cần được giải quyết với sản phẩm hoặc trong hoạt động của bạn. Ví dụ, nó có thể gợi ý sự khác biệt giữa mô tả sản phẩm và tính năng thực tế của sản phẩm, dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng khi nhận được sản phẩm.

Tương tự như vậy, sự khác biệt về kích thước hoặc chất lượng sản phẩm không đồng nhất có thể góp phần làm tăng tỷ lệ trả lại, cho thấy nhu cầu về các biện pháp kiểm soát chất lượng tốt hơn hoặc thông tin rõ ràng hơn về kích thước. Tỷ lệ trả lại thấp hơn cho thấy sự hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm cao hơn, dẫn đến tăng lòng trung thành của khách hàng và mua lại.

Do đó, bằng cách theo dõi chặt chẽ tỷ lệ trả hàng và thực hiện các biện pháp chủ động để giải quyết các vấn đề cơ bản, người bán hàng thương mại điện tử có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng lòng tin với đối tượng mục tiêu và cuối cùng là thúc đẩy thành công kinh doanh lâu dài. Chất lượng có thể góp phần vào tỷ lệ trả hàng cao hơn, cho thấy nhu cầu về các biện pháp kiểm soát chất lượng tốt hơn hoặc thông tin về kích thước rõ ràng hơn.

5.1 Làm thế nào để duy trì số liệu

Người bán hàng thương mại điện tử có thể thấy khó theo dõi tất cả dữ liệu này hàng tháng. Tuy nhiên, sau khi doanh nghiệp xác định được các chỉ số KPI và số liệu liên quan, bước tiếp theo là tận dụng dữ liệu này để thúc đẩy cải tiến và tối ưu hóa doanh số bán hàng trực tuyến. 

Sau đây là một số chiến lược để duy trì thành công hàng tháng:

+ Giám sát và phân tích liên tục: Thiết lập chế độ kiểm tra hàng tháng với các số liệu này, nơi bạn có thể theo dõi và phân tích các số liệu đã chọn để xác định xu hướng, mô hình và lĩnh vực cần cải thiện.

+ Chuẩn mực: So sánh số liệu của bạn với chuẩn mực của ngành hoặc hiệu suất trước đó để đánh giá tiến độ và xác định cơ hội tăng trưởng. Để lập kế hoạch cải tiến liên tục, bạn cần chuẩn mực.

+ Điều chỉnh hoạt động: Thực hiện các quan sát của bạn! Sử dụng thông tin chi tiết từ số liệu của bạn để thực hiện các điều chỉnh hoạt động, chẳng hạn như tối ưu hóa bố cục kho, tinh chỉnh quy trình xử lý đơn hàng hoặc đàm phán lại hợp đồng với hãng vận chuyển để giảm chi phí vận chuyển.

+ Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Đảm bảo các điều chỉnh và quan sát của bạn nâng cao hỗ trợ và trải nghiệm của khách hàng. Sử dụng số liệu về độ chính xác của đơn hàng, thời gian giao hàng và tỷ lệ trả hàng để nâng cao trải nghiệm chung của khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền, hợp lý hóa hoạt động và cuối cùng là thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng trực tuyến bằng cách khai thác sức mạnh của các số liệu thu được từ hoạt động trung tâm hoàn tất đơn hàng của bạn. Hợp tác với nhà cung cấp 3PL đáng tin cậy và phân tích chiến lược các chỉ số KPI và số liệu có liên quan là điều cần thiết để đạt được thành công trong thương mại điện tử trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay.

Tối đa hóa doanh số bán hàng trực tuyến có thể liên quan trực tiếp đến 3PL của bạn. Nó đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược để xác định và phân tích các số liệu chính tác động trực tiếp đến thành công của thương mại điện tử. Bằng cách tận dụng các số liệu này một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động của mình, giảm chi phí và mang lại trải nghiệm khách hàng đặc biệt, cuối cùng thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng trực tuyến bền vững.