Phòng marketing thuê ngoài cho trung tâm tiếng Anh, tiếng Trung – Giải pháp tối ưu chi phí tuyển sinh

Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến bài toán tuyển sinh đủ chỉ tiêu, đủ lớp trở thành nỗi đau lớn nhất của nhiều chủ trung tâm. Học phí không rẻ, chi phí quảng cáo ngày càng tăng, nhưng học viên đăng ký lại thấp hơn kỳ vọng.

Vậy đâu là cách để vừa tiết kiệm ngân sách, vừa tuyển sinh hiệu quả? Câu trả lời chính là: thuê ngoài phòng marketing – một mô hình đang được nhiều trung tâm lựa chọn thay vì “tự bơi” hoặc gồng mình nuôi đội in-house.

1. Thực trạng tuyển sinh tại các trung tâm ngoại ngữ

• Cạnh tranh khốc liệt: Trên cùng một khu vực, có thể có đến hàng chục trung tâm đào tạo tiếng Anh, tiếng Trung cùng quảng cáo, khiến chi phí ads tăng gấp đôi, gấp ba.

• Ngân sách đội lên: Trung tâm chi hàng chục triệu đồng chạy Facebook, Google, TikTok nhưng tỉ lệ chốt học viên rất thấp.

• Đội ngũ in-house hạn chế: 1–2 nhân sự marketing khó đảm nhận hết: chạy ads, content, thiết kế, quay video, SEO, CRM.

• Tỷ lệ rớt sau tư vấn cao: Không có hệ thống chăm sóc tự động → học viên quan tâm nhưng bỏ qua vì không được follow-up kịp thời.

Kết quả: Nhiều trung tâm phải chấp nhận lấp lớp bằng học viên giảm học phí, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và thương hiệu.

2. Tại sao giải pháp in-house kém hiệu quả?

• Chi phí cố định cao: Một nhân sự marketing in-house trung bình lương 10–15 triệu/tháng. Nếu tuyển 2–3 người (chạy ads, content, thiết kế), cộng thêm BHXH, công cụ hỗ trợ (CRM, phần mềm design…), chi phí có thể lên tới 30–50 triệu/tháng chưa tính ngân sách ads.

• Thiếu đa kỹ năng: Không một cá nhân nào có thể giỏi đồng thời: chiến lược truyền thông – sản xuất nội dung – chạy quảng cáo – phân tích số liệu – quản trị CRM. Hệ quả: chiến dịch rời rạc, thiếu đồng bộ.

• Rủi ro nhân sự: Nếu nhân sự nghỉ việc hoặc thiếu kinh nghiệm, cả chiến dịch tuyển sinh có thể “đổ bể” ngay giữa mùa cao điểm.

3. Phòng marketing thuê ngoài: Giải pháp toàn diện & tiết kiệm

3.1 Đa kỹ năng trong một đội ngũ

Thay vì 3–4 nhân sự, bạn có một phòng marketing trọn gói:

• Người làm chiến lược truyền thông.

• Chuyên gia chạy quảng cáo Facebook/Google/TikTok.

• Team content (viết bài, quay dựng, thiết kế).

• Người phụ trách SEO website, tối ưu Google Maps.

• CRM/Zalo OA để nuôi dưỡng học viên tiềm năng.

3.2 Tối ưu chi phí 30–40%

Thay vì 30–50 triệu/tháng cho in-house, phòng thuê ngoài đưa ra gói linh hoạt chỉ từ 15–25 triệu/tháng (chưa tính ngân sách ads). Trung tâm chỉ trả phí theo nhu cầu, tăng giảm theo mùa tuyển sinh.

3.3 Hệ thống tuyển sinh đo lường rõ ràng

• Lead tracking: theo dõi số lượng học viên đăng ký qua từng kênh.

• Báo cáo chi phí/lead, chi phí/học viên.

• CRM tự động: nhắc lịch học thử, gửi ưu đãi, gọi điện chăm sóc.

• Dashboard minh bạch: biết rõ kênh nào hiệu quả nhất để tập trung ngân sách.

3.4 Nội dung hút học viên

• Video dọc 9:16 (TikTok/Reels) về trải nghiệm lớp học, chia sẻ học viên thành công.

• Ảnh review, feedback thật từ học viên.

• Content “giá trị”: tips học nhanh, mẹo thi chứng chỉ, chia sẻ tài liệu miễn phí.

4. Quy trình 30–60–90 ngày cho trung tâm ngoại ngữ

30 ngày đầu – Xây nền

• Audit website/landing page → tối ưu form đăng ký.

• Tối ưu Google Business Profile: từ khóa “trung tâm tiếng Anh gần tôi”, “học tiếng Trung [quận]”.

• Sản xuất 10 ảnh, 5–7 video dọc giới thiệu lớp học, giảng viên.

• Setup CRM + tracking UTM, call tracking.

60 ngày – Tăng tốc

• Triển khai Facebook Lead Ads + Google Search + TikTok Ads.

• Retarget học viên đã xem video/ghé website nhưng chưa đăng ký.

• Mini game/ưu đãi học thử để tăng lượng lead.

• CRM tự động gửi email/Zalo nhắc nhở → tăng tỉ lệ chốt.

90 ngày – Tối ưu & mở rộng

• Phân tích chi phí/lead theo kênh, loại bỏ kênh không hiệu quả.

• Chạy Lookalike từ danh sách học viên đã đăng ký.

• Đẩy mạnh referral: học viên cũ giới thiệu học viên mới nhận quà/giảm học phí.

• Chuẩn hóa quy trình phản hồi lead trong <5 phút để tăng tỉ lệ đăng ký.

5. Case study minh họa

Trung tâm tiếng Anh tại TP.HCM

Trước: chi 50 triệu/tháng (ads + nhân sự in-house). Chi phí/lead ~220.000đ, chốt thấp, mỗi kỳ tuyển được 80 học viên.

Sau khi thuê ngoài 3 tháng:

• Chi phí/lead giảm còn 150.000đ.

• Tỷ lệ chốt tăng từ 22% → 35% nhờ CRM tự động.

• Tuyển được 120 học viên/kỳ với ngân sách tiết kiệm 30%.

• Review Google Maps từ 4.1★ → 4.6★ nhờ quy trình xin feedback.

Trong thị trường ngoại ngữ cạnh tranh khốc liệt, phòng marketing thuê ngoài không chỉ giúp trung tâm tối ưu chi phí, mà còn mang lại một hệ thống tuyển sinh chuyên nghiệp, đo lường được và bền vững.

Thay vì loay hoay với nhân sự in-house kém hiệu quả, hãy chọn giải pháp đồng bộ: chi phí tiết kiệm – hiệu quả rõ ràng – tăng trưởng lâu dài.

Bạn muốn giảm 30–40% chi phí marketing, đồng thời tuyển đủ lớp học viên mỗi kỳ?

Đăng ký ngay buổi tư vấn miễn phí 30 phút để nhận kế hoạch tuyển sinh 30–60–90 ngày và dashboard mẫu chi phí/lead áp dụng ngay cho trung tâm ngoại ngữ của bạn.