Quy trình triển khai dịch vụ marketing thuê ngoài chuyên nghiệp

Nhiều SME từng lo lắng: “Nếu thuê ngoài, liệu họ có hiểu rõ sản phẩm của mình? Liệu kết quả có đo lường được không? Quy trình có rõ ràng hay chỉ làm cho có?”

Câu trả lời nằm ở việc bạn chọn đúng đối tác và hiểu rõ quy trình triển khai chuyên nghiệp của một phòng marketing thuê ngoài. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm trọn từng bước trong quy trình – từ khảo sát ban đầu đến báo cáo ROI, để bạn yên tâm đồng hành.

1. Giai đoạn 1: Khám sức khỏe marketing – Hiểu đúng về hiện trạng

Trước khi kê đơn, bác sĩ phải khám bệnh. Marketing cũng vậy.

Một quy trình chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng việc đánh giá toàn diện:

• Sản phẩm/dịch vụ có gì đặc biệt?

• Khách hàng mục tiêu là ai, ở đâu, hành vi ra sao?

• Đối thủ đang làm gì trên Google, Facebook, TikTok?

• Các kênh hiện có (website, fanpage, sàn thương mại điện tử, kênh TikTok) đang hoạt động ra sao?

Đây là giai đoạn mà nhiều SME thường bỏ qua. Họ vội vàng “chạy quảng cáo ngay”, nhưng không biết mình đang thiếu chỗ nào. Kết quả: quảng cáo ra đơn nhưng không bền, SEO không có, thương hiệu yếu → mất khách về tay đối thủ.

Ví dụ: Một shop thời trang nữ tại Hà Nội từng chỉ chạy Facebook Ads để kéo khách. Sau khi phòng marketing thuê ngoài phân tích, họ phát hiện website không tối ưu SEO, TikTok không khai thác, fanpage thiếu nội dung. Sau 6 tháng cải tổ toàn diện, shop tăng trưởng 200% doanh thu online.

2. Giai đoạn 2: Xác định mục tiêu – KPI rõ ràng, đo lường được

Không có mục tiêu thì không thể nói đến thành công.

Ở bước này, doanh nghiệp và đơn vị marketing thuê ngoài phải ngồi cùng bàn để thống nhất:

- Doanh nghiệp cần gì trong 3–6 tháng tới?

• Tăng doanh thu online 30%?

• Có thêm 500 khách hàng tiềm năng?

• Nâng độ phủ thương hiệu trên Google?

- KPI cụ thể phải đo lường được:

• Traffic website tăng từ 5.000 → 20.000 lượt/tháng.

• Lead từ quảng cáo: 300 → 600/tháng.

• ROI quảng cáo ≥ 2,0.

Khi KPI rõ ràng, doanh nghiệp sẽ không rơi vào cảnh “chi bao nhiêu không biết, kết quả thế nào cũng không rõ”.

3. Giai đoạn 3: Hoạch định chiến lược – Bản đồ toàn diện

Đây chính là “xương sống” của marketing thuê ngoài.

Chiến lược bao gồm:

• Định vị thương hiệu: muốn khách hàng nhớ đến điều gì? Rẻ nhất? Chất lượng nhất? Dịch vụ tốt nhất?

• Chân dung khách hàng (buyer persona): tuổi, giới tính, thu nhập, hành vi online.

• Kênh triển khai: Google Ads để đánh vào nhu cầu tìm kiếm, Facebook/TikTok Ads để tăng nhận diện, SEO để dài hạn, email/SMS để giữ chân khách hàng.

• Phân bổ ngân sách: ví dụ 40% quảng cáo, 30% SEO & content, 20% video, 10% CRM.

• Timeline: tuần 1–2 nghiên cứu, tuần 3–4 khởi chạy, tháng 2 tối ưu, tháng 3–6 scale up.

Ví dụ: Một công ty dược phẩm thuê ngoài marketing để ra mắt sản phẩm mới. Chiến lược được thiết kế gồm: SEO cho các từ khóa “thực phẩm chức năng tốt cho gan”, kết hợp Google Ads + PR báo chí để tạo niềm tin, TikTok video để tiếp cận giới trẻ.

4. Giai đoạn 4: Triển khai đồng bộ – Đa kênh nhưng không rời rạc

Chiến lược chỉ có giá trị khi biến thành hành động.

Một quy trình triển khai chuyên nghiệp phải đảm bảo sự đồng bộ giữa các kênh:

• SEO & Content: viết bài blog, landing page chuẩn SEO để tăng traffic tự nhiên.

• Quảng cáo (Ads): Google Ads nhắm khách có nhu cầu, Facebook Ads remarketing, TikTok Ads cho viral.

• Social Media: fanpage đăng 15–20 bài/tháng, TikTok đăng video 3–4 clip/tuần.

• Thiết kế & Video: hình ảnh bắt mắt, video review sản phẩm, clip viral.

• CRM: tự động hóa email, SMS, chatbot để giữ chân khách hàng.

Điểm mấu chốt: các kênh phải liên kết với nhau trong một phễu thống nhất. Ví dụ: khách xem video TikTok → click link website → nhận remarketing Facebook → được chăm sóc qua email → quay lại mua hàng lần 2.

5. Giai đoạn 5: Giám sát & tối ưu – Không ngừng cải tiến

Một chiến dịch marketing không bao giờ “set up xong rồi để đó”.

Trong quá trình chạy, phòng marketing thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ:

• Theo dõi chỉ số quảng cáo (CTR, CPC, CPA).

• Kiểm tra thứ hạng từ khóa SEO.

• Điều chỉnh content nếu engagement thấp.

• Tối ưu target quảng cáo để giảm cost/lead.

Case thực tế: Một SME ngành giáo dục ban đầu có cost/lead = 120.000đ khi chạy Facebook Ads. Sau 2 tuần tối ưu, cost/lead giảm còn 65.000đ, giúp tiết kiệm hơn 45% ngân sách.

6. Giai đoạn 6: Báo cáo minh bạch & phân tích ROI

Đây là điều tạo nên sự khác biệt giữa dịch vụ “nghiệp dư” và “chuyên nghiệp”.

Một phòng marketing thuê ngoài uy tín sẽ gửi báo cáo chi tiết:

• Ngân sách đã chi bao nhiêu.

• Số lead thu được.

• Doanh thu phát sinh.

• ROI cụ thể (ví dụ: 1 đồng đầu tư thu về 3 đồng).

Báo cáo không chỉ là con số, mà còn chỉ ra vì sao kênh A hiệu quả, kênh B chưa hiệu quả, để doanh nghiệp điều chỉnh.

7. Giai đoạn 7: Đề xuất cải tiến & kế hoạch tiếp theo

Marketing không bao giờ có điểm dừng. Một quy trình chuyên nghiệp sẽ luôn kết thúc bằng việc đề xuất cải tiến:

• Nếu SEO hiệu quả, nên đầu tư thêm nội dung blog.

• Nếu TikTok Ads mang lại nhiều lead, nên scale ngân sách.

• Nếu fanpage engagement thấp, cần thay đổi phong cách nội dung.

Điều này đảm bảo doanh nghiệp không chỉ thành công ở một chiến dịch, mà còn tăng trưởng bền vững.

8. Case study: SME tăng trưởng nhờ quy trình thuê ngoài

Một công ty nội thất tại Đà Nẵng từng gặp khó khăn: tự chạy quảng cáo tốn 60 triệu/tháng, nhưng doanh thu online chỉ tăng 10%.

Sau khi thuê ngoài marketing với quy trình chuyên nghiệp:

• SEO 50 từ khóa → website lên top Google sau 6 tháng.

• Video TikTok đạt hơn 1 triệu lượt xem.

• Fanpage tăng từ 5.000 → 30.000 follow.

• Doanh thu online tăng trưởng 80% chỉ trong 6 tháng.

9. Kết luận

Quy trình marketing thuê ngoài chuyên nghiệp gồm 7 giai đoạn: Khảo sát – Đặt mục tiêu – Xây dựng chiến lược – Triển khai – Tối ưu – Báo cáo – Cải tiến. Đây chính là “chìa khóa” để doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm chi phí, kiểm soát hiệu quả, và tăng trưởng bền vững.

Nếu bạn đang phân vân, hãy nhớ: thuê ngoài không phải là “mất quyền kiểm soát”, mà là thêm một đội ngũ chuyên nghiệp đồng hành cùng bạn.

Vua Quảng Cáo – Dịch vụ phòng marketing thuê ngoài: Quy trình minh bạch – Chi phí tối ưu – ROI vượt trội.