2 cách share màn hình Zoom

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 2 cách share màn hình trên Zoom để nâng cao trải nghiệm cuộc họp trực tuyến của bạn. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng, tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu của cuộc họp.

1. Cách share toàn bộ màn hình Zoom

Chia sẻ toàn bộ màn hình là một trong những cách phổ biến nhất để truyền tải nội dung trong các cuộc họp trực tuyến. Khi chia sẻ toàn bộ màn hình, tất cả các ứng dụng, tài liệu, và cửa sổ trên máy tính của bạn sẽ hiển thị cho người tham gia. Phương pháp này rất thích hợp khi bạn cần trình bày nhiều nội dung khác nhau và muốn cho mọi người thấy tất cả các hoạt động của bạn trong cuộc họp.

Các bước chia sẻ toàn bộ màn hình trên Zoom:

• Bắt đầu cuộc họp Zoom: Để bắt đầu chia sẻ màn hình, bạn cần tham gia hoặc khởi tạo cuộc họp trên Zoom. Nếu bạn là người tổ chức, hãy đảm bảo rằng bạn đã mời đầy đủ các thành viên tham gia.

• Nhấn nút “Share Screen”: Trong giao diện Zoom, bạn sẽ thấy nút "Share Screen" (Chia sẻ màn hình) ở phía dưới của cửa sổ cuộc họp. Khi bạn nhấn vào nút này, một cửa sổ mới sẽ hiện lên, cho phép bạn chọn nội dung muốn chia sẻ.

• Chọn “Screen”: Trong cửa sổ chia sẻ màn hình, bạn sẽ có nhiều tùy chọn để chọn màn hình hoặc cửa sổ ứng dụng mà bạn muốn chia sẻ. Để chia sẻ toàn bộ màn hình, bạn chỉ cần chọn tùy chọn “Screen” hoặc “Entire Screen” (toàn bộ màn hình). Nếu bạn sử dụng nhiều màn hình, bạn có thể chọn màn hình nào muốn chia sẻ.

• Nhấn “Share”: Sau khi chọn màn hình, bạn chỉ cần nhấn nút “Share” để bắt đầu chia sẻ. Mọi thứ hiển thị trên màn hình của bạn, từ các cửa sổ ứng dụng đến các tài liệu, sẽ được chia sẻ với tất cả người tham gia.

Ưu điểm của việc chia sẻ toàn bộ màn hình:

• Chia sẻ đa dạng nội dung: Bạn có thể chia sẻ bất kỳ nội dung nào trên màn hình, từ các ứng dụng như PowerPoint, tài liệu Word, đến các video hoặc trang web. Điều này làm cho việc chia sẻ tài liệu và hướng dẫn trở nên dễ dàng hơn.

• Không cần chuyển đổi giữa các cửa sổ: Việc chia sẻ toàn bộ màn hình giúp bạn không phải lo lắng về việc chọn cửa sổ chia sẻ khi chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Bạn chỉ cần tiếp tục công việc mà không cần dừng lại hoặc thay đổi cài đặt.

Nhược điểm của việc chia sẻ toàn bộ màn hình:

• Nguy cơ lộ thông tin nhạy cảm: Một nhược điểm của việc chia sẻ toàn bộ màn hình là bạn không thể kiểm soát được những gì sẽ được người tham gia nhìn thấy. Nếu bạn có các cửa sổ riêng tư hoặc thông tin nhạy cảm trên màn hình, nó sẽ vô tình bị lộ ra.

• Mất tập trung: Khi bạn chia sẻ toàn bộ màn hình, người tham gia có thể bị phân tâm bởi những cửa sổ không liên quan hoặc thông báo của hệ thống. Điều này có thể làm giảm sự tập trung vào nội dung chính.

2. Cách share một cửa sổ ứng dụng trên Zoom

Trong trường hợp bạn không muốn chia sẻ toàn bộ màn hình mà chỉ muốn tập trung vào một ứng dụng hoặc tài liệu cụ thể, chia sẻ cửa sổ ứng dụng sẽ là lựa chọn lý tưởng. Phương pháp này cho phép bạn chỉ chia sẻ một phần của màn hình, chẳng hạn như một tài liệu Word, một slide PowerPoint, hoặc một trang web, mà không cần để người tham gia nhìn thấy các cửa sổ hoặc ứng dụng khác đang mở trên máy tính của bạn.

Các bước chia sẻ cửa sổ ứng dụng trên Zoom:

• Bắt đầu cuộc họp Zoom: Tương tự như cách chia sẻ toàn bộ màn hình, bạn cần bắt đầu cuộc họp hoặc tham gia cuộc họp Zoom.

• Nhấn nút “Share Screen”: Khi cuộc họp đang diễn ra, nhấp vào nút “Share Screen” (Chia sẻ màn hình) ở phía dưới cửa sổ Zoom. Đây là bước đầu tiên để bắt đầu chia sẻ nội dung của bạn.

• Chọn cửa sổ ứng dụng muốn chia sẻ: Trong cửa sổ chia sẻ màn hình, thay vì chọn “Screen” để chia sẻ toàn bộ màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các cửa sổ ứng dụng đang mở trên máy tính của mình. Bạn chỉ cần chọn cửa sổ mà bạn muốn chia sẻ, ví dụ như một tài liệu Word, trình chiếu PowerPoint, hoặc một trình duyệt web.

• Nhấn “Share”: Sau khi chọn cửa sổ ứng dụng cần chia sẻ, nhấn nút “Share”. Chỉ cửa sổ bạn đã chọn mới được chia sẻ với người tham gia, và các cửa sổ khác trên máy tính của bạn sẽ không được hiển thị.

Ưu điểm của việc chia sẻ một cửa sổ ứng dụng:

• Bảo mật và quyền riêng tư: Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc chia sẻ cửa sổ ứng dụng là bạn có thể bảo vệ quyền riêng tư của mình. Các cửa sổ hoặc thông tin nhạy cảm không liên quan đến cuộc họp sẽ không bị lộ ra.

• Tăng tính tập trung: Chia sẻ chỉ một cửa sổ ứng dụng giúp người tham gia tập trung vào nội dung bạn đang trình bày mà không bị phân tâm bởi các cửa sổ hoặc ứng dụng khác. Điều này giúp cải thiện sự tương tác và hiệu quả của cuộc họp.

Nhược điểm của việc chia sẻ một cửa sổ ứng dụng:

• Không thể chuyển đổi giữa các ứng dụng: Nếu bạn cần chia sẻ một cửa sổ khác trong khi đang chia sẻ, bạn sẽ phải dừng chia sẻ cửa sổ hiện tại và chọn một cửa sổ khác để chia sẻ. Điều này có thể làm gián đoạn cuộc họp.

• Giới hạn trong việc chia sẻ nội dung đa dạng: Khi bạn chia sẻ một cửa sổ, bạn chỉ có thể chia sẻ nội dung trong cửa sổ đó. Nếu bạn cần chia sẻ nhiều nội dung khác nhau trên nhiều cửa sổ, việc chuyển đổi giữa các cửa sổ sẽ khá bất tiện.

3. Một số mẹo bổ sung khi share màn hình trên Zoom

• Chia sẻ âm thanh: Nếu bạn muốn chia sẻ video có âm thanh, đừng quên chọn tùy chọn “Share computer sound” khi chia sẻ màn hình. Điều này sẽ giúp người tham gia nghe được âm thanh của video mà bạn chia sẻ.

• Tắt thông báo: Để tránh các thông báo làm gián đoạn quá trình chia sẻ, hãy tắt các thông báo hệ thống hoặc chuyển chế độ “Do Not Disturb” trước khi bắt đầu chia sẻ.

• Sử dụng tính năng “Annotate”: Nếu bạn muốn chú thích hoặc giải thích các phần của màn hình trong khi chia sẻ, Zoom cung cấp công cụ “Annotate” cho phép bạn vẽ, ghi chú, hoặc gạch chân các phần quan trọng trong tài liệu hoặc trang trình chiếu.

• Chia sẻ chỉ một phần màn hình: Zoom cũng hỗ trợ chia sẻ một phần nhỏ của màn hình thay vì chia sẻ toàn bộ màn hình. Bạn có thể kéo và thả một khung chia sẻ nhỏ để chỉ chia sẻ phần bạn muốn.

Việc chia sẻ màn hình trên Zoom là một tính năng mạnh mẽ, giúp cuộc họp trực tuyến trở nên sinh động và hiệu quả hơn. Dù bạn muốn chia sẻ toàn bộ màn hình hay chỉ một cửa sổ ứng dụng, việc hiểu rõ cách sử dụng tính năng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm của mình và những người tham gia.

Chọn phương thức chia sẻ phù hợp với mục đích cuộc họp, đồng thời sử dụng các mẹo bổ sung để làm cho quá trình chia sẻ mượt mà và chuyên nghiệp hơn. Zoom không chỉ là công cụ tổ chức cuộc họp mà còn là cầu nối giúp bạn truyền tải thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả.