Cách lấy link mời người khác vào họp Zoom

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách lấy link mời tham gia cuộc họp Zoom, cùng các mẹo hữu ích để tối ưu hóa trải nghiệm họp trực tuyến của bạn.

Khi tổ chức một cuộc họp qua Zoom, việc chia sẻ link mời đúng cách giúp bạn đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có thể truy cập vào cuộc họp một cách dễ dàng. Điều này không chỉ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của người tổ chức. Việc chia sẻ link mời đúng cách sẽ giúp tránh tình trạng người tham gia phải tìm kiếm thông tin tham gia cuộc họp, đồng thời giảm thiểu sự cố như không thể vào cuộc họp do thiếu link hay thông tin sai lệch.

Ngoài ra, việc nắm vững cách lấy và chia sẻ link mời còn giúp bạn linh hoạt trong các tình huống thay đổi thời gian hoặc cần mời thêm người tham gia vào cuộc họp khi đã bắt đầu.

Để lấy link mời vào cuộc họp Zoom từ máy tính, bạn thực hiện theo các bước đơn giản sau:

+ Bước 1: Đăng nhập vào Zoom: Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc truy cập vào trang web Zoom (https://zoom.us) và đăng nhập vào tài khoản của bạn.

+ Bước 2: Tạo cuộc họp mới: Khi đã đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy các tùy chọn như "New Meeting" (Cuộc họp mới), "Join" (Tham gia), "Schedule" (Lên lịch). Để tạo cuộc họp mới, bạn chọn "New Meeting". Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp vào một thời điểm cụ thể, chọn "Schedule".

+ Bước 3: Lấy link mời

• Nếu bạn chọn "New Meeting", cuộc họp sẽ được bắt đầu ngay lập tức và bạn sẽ thấy một cửa sổ mới hiện ra với thông tin cuộc họp. Tại đây, bạn sẽ thấy "Invite" hoặc "Invite Participants" (Mời người tham gia).

• Nếu bạn đã lên lịch cuộc họp, sau khi hoàn tất việc tạo lịch, bạn sẽ thấy một mục với tên "Invite Link" (Link mời). Nhấp vào đó để sao chép link mời.

Lúc này, bạn chỉ cần sao chép link mời cuộc họp này và gửi cho những người bạn muốn mời tham gia, thông qua email, tin nhắn hoặc các nền tảng nhắn tin khác.

+ Bước 4: Gửi link mời: Sau khi sao chép link mời, bạn có thể dễ dàng gửi nó qua email, tin nhắn, hoặc bất kỳ phương tiện truyền thông nào khác đến những người tham gia cuộc họp. Chỉ cần một cú nhấp chuột từ người tham gia, họ sẽ được đưa vào phòng họp Zoom của bạn.

Nếu bạn sử dụng điện thoại để tổ chức cuộc họp Zoom, việc lấy link mời cũng rất đơn giản. Dưới đây là các bước chi tiết:

• Bước 1: Mở ứng dụng Zoom: Tải và cài đặt ứng dụng Zoom trên điện thoại của bạn nếu bạn chưa cài. Sau đó, mở ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.

• Bước 2: Tạo cuộc họp mới: Khi đã đăng nhập vào ứng dụng, bạn sẽ thấy tùy chọn "New Meeting" (Cuộc họp mới), "Join" (Tham gia), "Schedule" (Lên lịch). Chọn "New Meeting" để bắt đầu cuộc họp ngay lập tức, hoặc chọn "Schedule" để lên lịch cuộc họp vào một thời gian sau.

• Bước 3: Lấy link mời: Sau khi tạo cuộc họp, bạn sẽ thấy một màn hình với thông tin cuộc họp. Tại đây, bạn có thể chọn "Invite" (Mời). Zoom sẽ cung cấp nhiều phương thức mời, bao gồm việc sao chép link cuộc họp. Nhấn vào "Copy Invitation" (Sao chép lời mời), bạn sẽ nhận được toàn bộ thông tin về cuộc họp, bao gồm cả link mời. Sau đó, bạn chỉ cần gửi link này cho người tham gia.

• Bước 4: Gửi link mời: Bạn có thể chia sẻ link mời qua các nền tảng tin nhắn hoặc email. Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn các lựa chọn như gửi qua tin nhắn SMS, WhatsApp, Zalo, Messenger hoặc email. Điều này giúp bạn dễ dàng mời người tham gia vào cuộc họp Zoom từ điện thoại.

Bảo mật cuộc họp

Một trong những yếu tố quan trọng khi mời người tham gia vào cuộc họp Zoom là bảo mật. Để đảm bảo chỉ những người được phép tham gia, bạn nên bật các tính năng bảo mật như mật khẩu cuộc họp và phòng chờ.

• Mật khẩu cuộc họp: Mặc định, mỗi cuộc họp Zoom đều có một mật khẩu. Bạn có thể chọn giữ mật khẩu này để bảo vệ cuộc họp khỏi sự xâm nhập của những người không mời.

• Phòng chờ (Waiting Room): Tính năng này cho phép bạn kiểm soát ai có thể tham gia cuộc họp. Bạn có thể cho phép những người tham gia vào phòng họp sau khi đã xác nhận họ là người được mời.

Chia sẻ link mời đúng đối tượng

Việc gửi link mời đúng đối tượng là rất quan trọng, đặc biệt là trong các cuộc họp quan trọng. Bạn nên kiểm tra lại danh sách người tham gia và chỉ chia sẻ link với những người thực sự cần tham gia cuộc họp.

Ngoài cách lấy và gửi link mời, Zoom còn hỗ trợ một số phương thức mời tham gia cuộc họp khác như:

• Gửi qua Email: Bạn có thể gửi link mời trực tiếp từ Zoom qua email cho các tham dự viên. Chỉ cần nhập địa chỉ email của họ và Zoom sẽ tự động gửi một email mời tham gia.

• Tích hợp với Google Calendar: Nếu bạn đã tích hợp Zoom với Google Calendar, bạn có thể mời người tham gia trực tiếp qua Google Calendar. Khi tạo sự kiện trong Google Calendar, bạn chỉ cần thêm link cuộc họp Zoom và mời những người tham gia.

Việc lấy link mời vào cuộc họp Zoom rất đơn giản và có thể thực hiện ngay từ giao diện Zoom trên cả máy tính và điện thoại. Chỉ cần vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo và chia sẻ link mời đến những người tham gia cuộc họp của mình.

Để tăng tính bảo mật và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hãy nhớ sử dụng các tính năng bảo mật của Zoom như mật khẩu cuộc họp và phòng chờ. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ra một không gian họp trực tuyến an toàn và hiệu quả.

Nếu bạn cần thêm sự trợ giúp trong việc thiết lập và sử dụng Zoom, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật giúp bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến một cách chuyên nghiệp và hiệu quả!