Hướng dẫn quay lại cuộc họp Zoom và lưu trữ trên cloud/local

Việc quay lại cuộc họp Zoom không chỉ giúp bạn không bỏ lỡ nội dung quan trọng mà còn là công cụ hữu ích để đánh giá hiệu suất, đào tạo nhân sự, lập biên bản cuộc họp hoặc chuẩn bị tài liệu hậu kỳ. Zoom cung cấp hai hình thức ghi hình chính: ghi trên thiết bị cá nhân (local recording) và ghi trên đám mây (cloud recording). Tùy theo nhu cầu sử dụng và loại tài khoản bạn đang sở hữu, bạn có thể chọn phương án phù hợp nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách quay lại cuộc họp Zoom và lưu trữ hiệu quả trên cả hai hình thức: cloud và local.

1. Điều kiện để quay lại cuộc họp Zoom

Trước khi bắt đầu ghi hình một cuộc họp Zoom, bạn cần đảm bảo một số điều kiện cơ bản. Đầu tiên, bạn phải là chủ trì cuộc họp (host) hoặc được host cấp quyền ghi hình (co-host hoặc participant with recording permission). Ngoài ra, local recording được hỗ trợ trên tất cả các tài khoản Zoom miễn phí và trả phí, còn cloud recording chỉ khả dụng với các tài khoản trả phí như Zoom Pro, Business, hoặc Enterprise. Bạn cũng cần sử dụng phần mềm Zoom Client trên máy tính (Windows hoặc macOS) để thực hiện ghi hình – bản Zoom trên trình duyệt hoặc thiết bị di động không hỗ trợ đầy đủ tính năng này.

2. Cách bật tính năng ghi hình Zoom trước cuộc họp

Để có thể ghi hình, bạn cần đảm bảo đã bật tính năng ghi hình trong tài khoản Zoom:

• Truy cập vào trang web https://zoom.us và đăng nhập tài khoản Zoom của bạn.

• Vào mục Settings > chọn tab Recording.

• Bật công tắc Local Recording nếu bạn muốn lưu trữ trên thiết bị.

• Nếu bạn có tài khoản trả phí, bật công tắc Cloud Recording để lưu trữ trực tiếp trên Zoom Cloud.

• Bạn cũng có thể tùy chỉnh các tuỳ chọn nâng cao như ghi âm riêng từng người tham gia, tự động ghi hình khi bắt đầu cuộc họp, lưu phụ đề, hoặc bao gồm thời gian trong video.

Việc bật sẵn các tuỳ chọn này sẽ giúp bạn không bị gián đoạn khi cần ghi hình trong quá trình diễn ra cuộc họp.

3. Cách quay lại cuộc họp Zoom trên máy tính (local recording)

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn chỉ cần nhấn vào nút Record ở thanh công cụ phía dưới của cửa sổ Zoom. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn Record on this Computer nếu bạn đang sử dụng tài khoản miễn phí hoặc không muốn sử dụng cloud.

Một khi bắt đầu ghi hình, bạn sẽ thấy biểu tượng “Recording” ở góc trái phía trên màn hình. Bạn có thể nhấn Pause để tạm dừng hoặc Stop để kết thúc ghi hình bất kỳ lúc nào.

Sau khi kết thúc cuộc họp hoặc dừng ghi hình, Zoom sẽ tự động xử lý video và lưu trữ trong thư mục mặc định, thường là:

• Windows: C:\Users\<Tên người dùng>\Documents\Zoom

• macOS: /Users/<Tên người dùng>/Documents/Zoom

Bạn có thể truy cập lại video ghi hình này để xem lại, chỉnh sửa hoặc chia sẻ với người khác bằng các nền tảng như Google Drive, Dropbox, hoặc YouTube.

4. Cách quay lại cuộc họp Zoom và lưu trên đám mây (cloud recording)

Với người dùng tài khoản Pro trở lên, bạn có thể lựa chọn ghi hình trực tiếp lên Cloud của Zoom. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần lưu trữ video mà không lo hết dung lượng trên thiết bị cá nhân, đồng thời dễ dàng chia sẻ với người khác thông qua đường link.

Khi bắt đầu cuộc họp, nhấn nút Record, sau đó chọn Record to the Cloud. Toàn bộ nội dung cuộc họp sẽ được ghi lại và tự động tải lên máy chủ của Zoom.

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể truy cập trang web Zoom > mục Recordings để xem, tải về hoặc chia sẻ video đã ghi. Tại đây, bạn cũng có thể xem bản ghi âm (audio only), bản ghi video toàn màn hình, phụ đề tự động nếu được bật trước đó, và tải tất cả các tệp đi kèm như chat hoặc transcriptions.

Cloud recording đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhóm, doanh nghiệp, hoặc các lớp học trực tuyến – nơi cần chia sẻ video một cách nhanh chóng mà không phải gửi tệp nặng qua email.

5. So sánh ưu điểm và nhược điểm giữa Cloud Recording và Local Recording

Tuỳ vào nhu cầu cụ thể, bạn có thể chọn giải pháp phù hợp: local recording nếu muốn chủ động, tiết kiệm chi phí; cloud recording nếu muốn chia sẻ nhanh chóng và bảo mật cao hơn.

6. Một số mẹo tối ưu khi ghi hình cuộc họp Zoom

• Chuẩn bị trước buổi họp: Kiểm tra camera, mic và ánh sáng để bản ghi rõ nét.

• Chọn chế độ ghi phù hợp: Bạn có thể chọn chỉ ghi người đang phát biểu, chia đôi màn hình, hoặc ghi toàn bộ view để tiết kiệm dung lượng hoặc tăng trải nghiệm người xem.

• Tự động ghi hình: Trong phần cài đặt cuộc họp, bật tùy chọn “Automatically record meeting” để tránh quên ghi hình.

• Bảo mật video cloud: Luôn đặt mật khẩu cho video hoặc chỉ chia sẻ nội bộ để tránh lộ thông tin nhạy cảm.

• Đặt tên cuộc họp rõ ràng: Khi lưu video, Zoom thường ghi tên theo thời gian. Hãy đổi tên lại để dễ quản lý, đặc biệt khi bạn có nhiều bản ghi.

7. Khi nào nên chọn Cloud Recording, khi nào nên dùng Local Recording?

• Dùng Cloud Recording khi bạn thường xuyên chia sẻ lại nội dung cuộc họp, cần tiết kiệm thời gian upload hoặc muốn sử dụng transcript, phụ đề AI, hoặc lưu trữ an toàn.

• Dùng Local Recording khi bạn có dung lượng ổ cứng lớn, cần chỉnh sửa video bằng phần mềm biên tập chuyên nghiệp, hoặc chỉ cần lưu video để dùng nội bộ mà không chia sẻ nhiều.

Đặc biệt trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo doanh nghiệp, tư vấn khách hàng, việc ghi lại các phiên Zoom và quản lý tốt kho lưu trữ video là một tài sản quan trọng giúp gia tăng chất lượng dịch vụ và hiệu quả làm việc.

8. Tối ưu hoá website để lưu trữ và chia sẻ video Zoom

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp, hội thảo, đào tạo online qua Zoom, hãy cân nhắc việc tích hợp hệ thống ghi hình và chia sẻ video trực tiếp trên website. Việc này giúp học viên, nhân sự hoặc khách hàng dễ dàng truy cập video đã ghi thông qua hệ thống bảo mật, tránh việc phải gửi link Zoom lẻ tẻ hoặc lưu trữ rời rạc. Một website được thiết kế chuẩn với tính năng tích hợp Zoom, thư viện video, chức năng tìm kiếm và phân quyền truy cập sẽ giúp bạn quản lý kho học liệu và nội dung cuộc họp một cách thông minh, hiện đại và chuyên nghiệp hơn.

Quay lại cuộc họp Zoom và lưu trữ đúng cách là kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc và học tập hiện đại. Dù bạn lựa chọn ghi hình trên thiết bị hay lưu trữ trên cloud, điều quan trọng là biết cách thiết lập, vận hành và sử dụng bản ghi hiệu quả. Một khi bạn làm chủ được quá trình này, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bỏ lỡ thông tin quan trọng, mất nội dung cuộc họp, hay gặp khó khăn khi chia sẻ lại với người khác. Hãy tận dụng tối đa tính năng ghi hình của Zoom để nâng cao hiệu suất làm việc, tăng khả năng lưu trữ tri thức, và tạo ra trải nghiệm làm việc thông minh hơn cho cả cá nhân lẫn tổ chức.