Hướng dẫn tạo phòng họp, phòng học trực tuyến trên Zoom đơn giản

Từ các cuộc họp nhóm nhỏ, hội thảo quy mô lớn đến lớp học online cho học sinh, sinh viên – Zoom đều có thể đáp ứng tốt nhờ tính linh hoạt và nhiều tính năng hỗ trợ chuyên nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phòng họp trực tuyến hoặc phòng học online trên Zoom một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết phù hợp với giáo viên, học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, nhà quản lý hoặc bất kỳ ai muốn tổ chức các buổi họp mặt, giảng dạy hoặc trao đổi công việc qua Zoom.

1. Zoom là gì và tại sao nên sử dụng Zoom để họp và học trực tuyến?

Zoom là một nền tảng họp video trực tuyến (video conferencing) được phát triển bởi công ty Zoom Video Communications có trụ sở tại Hoa Kỳ. Đây là công cụ được hàng triệu người trên toàn thế giới sử dụng mỗi ngày để dạy học, làm việc từ xa, tổ chức hội nghị, hội thảo và nhiều hoạt động trực tuyến khác.

Một số ưu điểm nổi bật khiến Zoom trở thành lựa chọn hàng đầu:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng kể cả với người không rành công nghệ.

• Hỗ trợ tốt trên cả máy tính, điện thoại và máy tính bảng.

• Cho phép tạo phòng họp chỉ trong vài giây, dễ dàng chia sẻ link mời.

• Có nhiều tính năng hỗ trợ giảng dạy và làm việc nhóm như: chia sẻ màn hình, bảng trắng, phòng thảo luận nhóm (Breakout Rooms), chức năng giơ tay phát biểu, chat trong cuộc họp, bật/tắt micro, camera cho từng người tham gia.

• Zoom miễn phí cho cuộc họp dưới 40 phút (dưới 100 người tham gia), phù hợp với lớp học hoặc họp nhóm ngắn.

• Gói trả phí với nhiều chức năng nâng cao như: không giới hạn thời gian, ghi hình lên đám mây, thêm người điều phối (co-host), báo cáo chi tiết sau cuộc họp...

Với những ưu điểm trên, Zoom không chỉ là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà còn rất lý tưởng cho các trường học, trung tâm đào tạo hoặc giáo viên dạy kèm online.

2. Hướng dẫn chi tiết cách tạo phòng họp hoặc phòng học trực tuyến trên Zoom

Việc tạo phòng họp hay lớp học online trên Zoom rất dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A-Z, giúp bạn có thể tổ chức buổi họp hoặc giảng dạy chuyên nghiệp chỉ trong vài phút.

Bước 1: Đăng ký và tải ứng dụng Zoom

• Truy cập vào trang web chính thức của Zoom tại địa chỉ: https://zoom.us

• Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí bằng email hoặc đăng nhập nhanh bằng tài khoản Google, Facebook, Apple.

• Sau khi đăng ký xong, bạn hãy tải phần mềm Zoom phù hợp với thiết bị bạn đang sử dụng (Zoom Client for Meetings cho máy tính, hoặc ứng dụng Zoom trên Android/iOS).

• Tiến hành cài đặt và đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng Zoom trực tiếp trên trình duyệt, tuy nhiên phần mềm Zoom trên máy tính có đầy đủ tính năng và ổn định hơn.

Bước 2: Tạo cuộc họp hoặc lớp học trực tuyến

Sau khi đăng nhập vào Zoom, bạn có thể tạo phòng họp theo hai cách:

Cách 1: Tạo phòng họp nhanh (Instant Meeting)

• Tại giao diện chính của Zoom, bạn chọn nút “New Meeting”.

• Hệ thống sẽ tạo ngay một cuộc họp mới với bạn là người chủ trì (host).

• Bạn có thể bật hoặc tắt camera tùy ý.

• Để mời người khác tham gia, bạn nhấp vào nút “Participants”, sau đó chọn “Invite” và sao chép đường link cuộc họp để gửi cho người tham gia qua email, Zalo, Facebook hoặc các nền tảng khác.

Cách 2: Lên lịch cuộc họp (Schedule a Meeting)

Nếu bạn muốn tổ chức cuộc họp hoặc lớp học vào một thời gian cụ thể, thì nên lên lịch trước.

+ Trên giao diện chính, nhấn nút “Schedule” để lên lịch họp.

+ Tại cửa sổ lên lịch, bạn điền các thông tin:

• Chủ đề cuộc họp (Topic): Ví dụ “Lớp Toán 9A ngày 10/4”, “Họp dự án nội bộ tuần 15”...

• Mô tả (nếu cần).

• Chọn ngày, giờ bắt đầu, thời lượng cuộc họp.

• Chọn chế độ định kỳ nếu đây là buổi họp/lớp học diễn ra hàng ngày, hàng tuần.

• Đặt mật khẩu cho cuộc họp để đảm bảo an toàn.

• Bật chế độ “Waiting Room” nếu bạn muốn kiểm duyệt người tham gia trước khi vào phòng.

Sau khi thiết lập xong, Zoom sẽ cung cấp link mời (invitation link) để bạn chia sẻ với học sinh hoặc đồng nghiệp. Bạn cũng có thể đồng bộ lịch họp với Google Calendar hoặc Outlook nếu cần.

3. Hướng dẫn quản lý phòng học / phòng họp trong khi diễn ra

Khi cuộc họp hoặc lớp học bắt đầu, bạn sẽ là người chủ trì và có toàn quyền quản lý phòng họp. Dưới đây là một số tính năng nên sử dụng để buổi họp hoặc lớp học diễn ra hiệu quả:

• Chia sẻ màn hình: Giúp bạn trình bày slide, video, bài giảng, tài liệu... với mọi người.

• Bảng trắng (Whiteboard): Vẽ sơ đồ, minh họa bài học như trên bảng thật.

• Phòng thảo luận nhóm (Breakout Rooms): Chia nhóm học sinh hoặc nhân viên để thảo luận riêng.

• Ghi hình (Record): Ghi lại toàn bộ buổi họp/lớp học để chia sẻ hoặc xem lại sau.

• Chat nhóm hoặc riêng tư: Trao đổi nội dung trong khi cuộc họp đang diễn ra.

• Giơ tay phát biểu: Giúp người tham gia xin phép phát biểu, tránh nói chuyện chồng chéo.

• Tắt micro và camera của người tham gia: Rất hữu ích để giữ trật tự trong lớp học.

Bạn cũng có thể chỉ định người hỗ trợ quản lý (co-host) để chia sẻ quyền điều khiển, nhất là trong lớp học đông học sinh hoặc buổi họp lớn.

4. Lưu ý khi sử dụng Zoom để tổ chức học tập và họp hành trực tuyến

Để đảm bảo buổi họp/lớp học trên Zoom diễn ra hiệu quả và an toàn, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kết nối internet trước khi bắt đầu buổi họp.

• Sử dụng tai nghe và micro chất lượng để tránh tiếng ồn và gián đoạn âm thanh.

• Không chia sẻ link Zoom trên mạng xã hội công khai để tránh bị người lạ xâm nhập (hiện tượng Zoom bombing).

• Tận dụng các tính năng bảo mật như phòng chờ, đặt mật khẩu, giới hạn người tham gia...

• Dành vài phút đầu buổi họp/lớp học để hướng dẫn người mới sử dụng Zoom.

5. Zoom phù hợp với những ai?

Zoom không chỉ phù hợp với doanh nghiệp mà còn là lựa chọn hàng đầu cho:

• Giáo viên dạy học online từ xa.

• Trường học tổ chức giảng dạy trực tuyến.

• Trung tâm đào tạo kỹ năng, ngoại ngữ, luyện thi.

• Các startup tổ chức họp nhóm nhanh, linh hoạt.

• Doanh nghiệp tổ chức hội nghị, thuyết trình, phỏng vấn...

• Nhóm cộng đồng, hội thảo, sự kiện online quy mô lớn.

Với giao diện dễ sử dụng và đầy đủ tính năng phục vụ công việc cũng như giáo dục, Zoom đang là giải pháp lý tưởng cho mọi nhu cầu tổ chức họp và học trực tuyến. Bằng vài thao tác đơn giản như đã hướng dẫn ở trên, bạn hoàn toàn có thể tạo phòng họp hoặc lớp học nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang quản lý một trường học, trung tâm đào tạo, hoặc công ty và muốn tích hợp Zoom vào hệ thống website, hoặc cần một website dạy học trực tuyến chuyên nghiệp, hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi để được tư vấn giải pháp tối ưu, thiết kế giao diện dễ dùng, và chuẩn SEO để tiếp cận nhiều người hơn.