Zoom Apps là gì? Cách cài đặt và sử dụng các tiện ích mở rộng hữu ích

Zoom Apps là hệ sinh thái tiện ích mở rộng mạnh mẽ cho phép người dùng tích hợp ứng dụng bên thứ ba trực tiếp vào trong cuộc họp Zoom, giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn, tăng sự tương tác và tiết kiệm thời gian. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Zoom Apps là gì, lợi ích khi sử dụng, cách cài đặt và sử dụng, cũng như giới thiệu những Zoom Apps tốt nhất mà bạn nên thử.

1. Zoom Apps là gì?

Zoom Apps là các ứng dụng mở rộng (add-on) được tích hợp trực tiếp vào nền tảng Zoom, cho phép người dùng sử dụng các công cụ phổ biến như Google Drive, Trello, Miro, Asana, Kahoot, Otter.ai… mà không cần rời khỏi cuộc họp. Các tiện ích này được thiết kế để hoạt động mượt mà ngay trong giao diện Zoom, giúp người dùng tương tác, cộng tác và quản lý công việc hiệu quả hơn trong thời gian thực.

Điểm đặc biệt của Zoom Apps là tính linh hoạt và khả năng tương thích với nhiều ngành nghề, từ marketing, nhân sự, giáo dục đến phát triển phần mềm. Với Zoom Apps, bạn có thể vừa họp trực tuyến, vừa quản lý nhiệm vụ, ghi chú, vẽ sơ đồ, khảo sát ý kiến hay chơi trò chơi tương tác mà không cần mở trình duyệt hay phần mềm khác.

Tất cả Zoom Apps đều có thể tìm thấy trong Zoom App Marketplace – kho ứng dụng chính thức do Zoom phát triển và kiểm duyệt. Việc tích hợp các tiện ích mở rộng này giúp người dùng không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả công việc đáng kể.

2. Lợi ích của việc sử dụng Zoom Apps

Việc sử dụng Zoom Apps trong các cuộc họp và lớp học trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội. Trước hết, Zoom Apps giúp tăng năng suất làm việc bằng cách cho phép bạn xử lý công việc trực tiếp trên Zoom mà không cần chuyển sang phần mềm khác. Ví dụ, thay vì ghi chú riêng rồi cập nhật lại vào hệ thống quản lý, bạn có thể dùng Asana hoặc Trello để tạo công việc mới ngay trong khi đang họp.

Thứ hai, Zoom Apps giúp nâng cao mức độ tương tác giữa người tham gia. Các ứng dụng như Kahoot, Mentimeter hay Slido cho phép tổ chức trò chơi, khảo sát và hỏi đáp trực tiếp, giúp cuộc họp hoặc lớp học bớt nhàm chán, tăng tính kết nối và khơi gợi sự tham gia của mọi người.

Thứ ba, Zoom Apps hỗ trợ cộng tác trực quan thông qua các công cụ bảng trắng như Miro hoặc Lucidspark. Bạn có thể cùng đồng nghiệp vẽ sơ đồ, brainstorm ý tưởng, phác thảo chiến lược hay tạo wireframe chỉ với vài thao tác ngay trên Zoom.

Ngoài ra, nhiều tiện ích mở rộng còn giúp tự động hóa quy trình làm việc, như Otter.ai – ứng dụng ghi âm và chép văn bản tự động, giúp lưu trữ nội dung cuộc họp chính xác và chuyên nghiệp. Điều này đặc biệt hữu ích với các phòng ban phải họp nhiều và cần hệ thống hóa thông tin sau mỗi buổi trao đổi.

3. Cách cài đặt Zoom Apps nhanh chóng và đơn giản

Để sử dụng được các Zoom Apps, bạn cần cài đặt từ Zoom App Marketplace. Quá trình này hoàn toàn miễn phí, nhanh chóng và an toàn nếu bạn thực hiện đúng theo các bước sau:

• Bước 1: Cập nhật Zoom lên phiên bản mới nhất: Zoom Apps chỉ khả dụng từ phiên bản 5.7 trở lên. Bạn cần mở Zoom trên máy tính, chọn “Help” > “Check for Updates” để đảm bảo mình đang dùng bản mới.

• Bước 2: Truy cập Zoom App Marketplace: Truy cập địa chỉ https://marketplace.zoom.us và đăng nhập tài khoản Zoom. Tại đây, bạn sẽ thấy hàng trăm ứng dụng được phân chia theo danh mục như: Quản lý dự án, Giáo dục, Bảng trắng, Năng suất, Ghi chú, Trò chơi tương tác,…

• Bước 3: Tìm và cài đặt Zoom Apps phù hợp: Bạn có thể tìm ứng dụng bằng tên (ví dụ: Trello, Miro, Kahoot, Otter.ai…) hoặc duyệt theo danh mục. Nhấn nút “Install” hoặc “Add” rồi làm theo hướng dẫn để cấp quyền truy cập cho ứng dụng. Sau khi cài xong, Zoom Apps sẽ hiển thị trong tab “Apps” trong Zoom của bạn.

4. Cách sử dụng Zoom Apps trong cuộc họp

Sau khi đã cài đặt Zoom Apps, bạn có thể sử dụng ngay trong cuộc họp trực tuyến chỉ với vài bước đơn giản. Khi bạn đang ở trong cuộc họp Zoom, hãy chú ý thanh công cụ phía dưới màn hình. Tại đây, bạn sẽ thấy nút “Apps” (biểu tượng hình ô vuông). Nhấp vào đó để mở danh sách các ứng dụng đã được cài đặt.

Chọn ứng dụng bạn muốn sử dụng, ứng dụng sẽ hiển thị ở khung bên phải hoặc một cửa sổ phụ trong giao diện Zoom. Tùy vào ứng dụng, bạn có thể mời những người tham gia khác cùng sử dụng, chia sẻ nội dung lên toàn bộ cuộc họp, hoặc thao tác cá nhân mà không ảnh hưởng đến người khác.

Một số Zoom Apps còn cho phép lưu lại kết quả làm việc, đồng bộ dữ liệu với các nền tảng như Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, giúp bạn tiếp tục công việc sau cuộc họp mà không mất thời gian chuyển dữ liệu.

5. Gợi ý những Zoom Apps hữu ích nhất bạn nên cài đặt

Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu với ứng dụng nào, dưới đây là những Zoom Apps được người dùng đánh giá cao và phù hợp cho nhiều tình huống thực tế:

• Miro: bảng trắng kỹ thuật số cho brainstorm, lên ý tưởng, sơ đồ hóa quy trình.

• Asana: quản lý công việc và dự án trong thời gian thực.

• Trello: tạo bảng Kanban trực tiếp trong cuộc họp để phân chia công việc.

• Otter.ai: ghi âm và chép nội dung họp thành văn bản tự động.

• Kahoot: tạo câu hỏi trắc nghiệm, quiz hấp dẫn cho lớp học, đào tạo.

• Mentimeter: khảo sát trực tiếp, biểu quyết và trình chiếu ý kiến người tham gia.

• Lucidspark: vẽ biểu đồ, brainstorm cùng nhóm với tính năng kéo thả đơn giản.

• Dropbox Spaces: chia sẻ tài liệu nhanh chóng, lưu trữ tài liệu liên quan đến cuộc họp.

• Wellness Coach: thư giãn, thiền và giảm căng thẳng giữa giờ họp.

• SurveyMonkey: tạo khảo sát chuyên nghiệp để thu thập ý kiến hoặc phản hồi.

Zoom Apps chính là chìa khóa giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Zoom. Việc biết cách cài đặt Zoom Apps và sử dụng các tiện ích mở rộng Zoom phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, nâng cao khả năng cộng tác và mang lại trải nghiệm họp trực tuyến hiệu quả hơn bao giờ hết. Cho dù bạn là giáo viên, nhân viên văn phòng, quản lý hay chủ doanh nghiệp, Zoom Apps chắc chắn sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực trong mọi cuộc họp và dự án.