9 cách chính để tăng cường khả năng gửi email khi chạm vào hộp thư đến [Hướng dẫn]

Khả năng gửi email là sự kết hợp của các yếu tố và phương pháp xác định liệu email của bạn có đến được hộp thư đến của người đăng ký hay không. 

Khi xem báo cáo gửi email của mình, bạn sẽ muốn lưu ý một số số liệu:

• tỷ lệ gửi email = tỷ lệ phần trăm email đến được tài khoản email (không tính số lần gửi lại)
• tỷ lệ vị trí hộp thư đến = tỷ lệ email được gửi đến hộp thư đến so với thư mục thư rác hoặc thư rác
• thư bị trả lại cứng = các địa chỉ email được coi là lỗi gửi vĩnh viễn, vì chúng không còn tồn tại hoặc đã chặn email của bạn
• thư bị trả lại mềm = địa chỉ email được coi là lỗi tạm thời, chẳng hạn như hộp thư đầy hoặc sự cố máy chủ tạm thời

Điều bạn không biết từ báo cáo của mình là có bao nhiêu email của bạn rơi vào thư mục thư rác hoặc bị nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) chặn. 

Khả năng gửi email là một số liệu phức tạp bị ảnh hưởng bởi một mạng lưới các yếu tố phức tạp, bao gồm cả

• danh tiếng tên miền và IP
• xác thực người gửi
• tỷ lệ tương tác như tỷ lệ mở, số lượt hủy đăng ký, tính nhất quán về số lượng
• khiếu nại thư rác
• nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử

Khả năng phân phối là một mục tiêu năng động và liên tục thay đổi, vì vậy bạn phải dẫn đầu cuộc chơi.

Mỗi lần gửi email cung cấp điểm dữ liệu để các nhà cung cấp dịch vụ email xếp hạng miền và địa chỉ IP chuyên dụng của bạn. Các nhà cung cấp dịch vụ email cũng thường xuyên điều chỉnh thuật toán của họ, vì vậy, điều cần thiết là phải theo kịp các xu hướng trong ngành có thể ảnh hưởng đến bạn.  

Trong một thế giới lý tưởng, 100% email của chúng ta đều được gửi đi 100% thời gian.

Nhưng thế giới thực không hoạt động như vậy. Để biết được việc gửi email trung bình trông như thế nào, hãy xem các số liệu bên dưới: 

• tỷ lệ vị trí hộp thư đến trung bình = 85%
• tỷ lệ vị trí thư rác trung bình = 6%
• tỷ lệ thiếu trung bình = 9% (rất có thể bị ISP chặn) 

(Nguồn: Báo cáo trạng thái email năm 2022 của Validity hợp tác với BriteVerify, Return Path và 250ok)

85% nghe có vẻ không quá tệ cho đến khi bạn nhận ra điều đó có nghĩa là bạn chỉ có thể kiếm được 85 nghìn đô la trong số 100 nghìn đô la tiềm năng 

Bạn khắc phục vấn đề về khả năng gửi email bằng cách nào? Giao thức xác thực, danh tiếng của người gửi và hơn thế nữa

1. Tiếp thị qua email 101: giữ cho độc giả của bạn hài lòng và tỷ lệ hủy đăng ký và spam của bạn ở mức thấp

2. Xây dựng danh sách email của bạn một cách có đạo đức dựa trên sự đồng ý

3. Kiểm tra điểm người gửi của bạn

4. Kiểm tra xem bạn có nằm trong danh sách đen không

Một phần công việc của ISP là bảo vệ hộp thư của một người khỏi rác và thư rác có thể gây hại. Các chiến thuật spam phổ biến bao gồm giả mạo một doanh nghiệp hợp pháp qua email. Vì lý do này, các thương hiệu được khuyến khích xác thực email để chứng tỏ rằng chúng thực sự đến từ những người mà họ nói. 

Để làm điều đó, bạn nên tìm cách triển khai ba giao thức xác thực sau:

• Khung chính sách người gửi ( SPF ) = bảo vệ miền của bạn khỏi bị giả mạo và ngăn email của bạn bị đánh dấu là thư rác; cũng chỉ định các máy chủ thư được phép gửi email từ miền của bạn
• Thư được xác định bằng khóa tên miền ( DKIM) = sử dụng mã hóa để tạo chữ ký số xác nhận tính hợp lệ của email
• Báo cáo xác thực và tuân thủ thư dựa trên miền ( DMARC) = cung cấp cho miền một cách để ngăn chặn giả mạo hoặc lừa đảo bằng cách chỉ định cách ISP phân loại các thư không được xác thực. 

Các thương hiệu sử dụng hai (chúng tôi khuyên dùng cả ba) giao thức xác thực này sẽ giảm nguy cơ bị chặn hoặc lọc email. Xác thực bằng miền là rất quan trọng vì ISP thường chặn email hàng loạt từ tài khoản email miễn phí như Gmail, Yahoo! hoặc Hotmail. 

6. Hãy chú ý đến thời gian gửi của bạn

Bạn sẽ đạt được thành công lâu dài với mẹo này. 

Thời gian gửi lâu dài của bạn (đôi khi được gọi là thời gian gửi IP lâu dài) cũng ảnh hưởng đến danh tiếng gửi và khả năng gửi của bạn.

Gửi vĩnh viễn là khoảng thời gian và tính nhất quán mà địa chỉ IP của bạn đã gửi email, gắn liền với độ tin cậy của người gửi email đó. 

Mặc dù bạn có thể vui mừng vì đã tăng gấp đôi danh sách người đăng ký chỉ sau một đêm, nhưng việc tăng đột ngột số lượng email của bạn có thể gây ra cảnh báo nguy hiểm. Bạn muốn lưu ý đến việc tăng đáng kể danh sách email của mình, nếu không các ISP sẽ gắn cờ bạn là người gửi thư rác. 

Các thương hiệu có danh sách gửi thư lớn đang chuyển sang nền tảng email mới hoặc có thêm số lượng lớn người đăng ký có thể chọn thực hiện một chiến thuật được gọi là “khởi động”.  

Phần khởi động bắt đầu chiến dịch email bằng cách sử dụng phân đoạn để gửi tin nhắn đến cơ sở người đăng ký nhỏ, tương tác và từ từ thêm người đăng ký qua mỗi email để tạo danh tiếng tốt với ISP.  

Tương tự, hãy tuân thủ lịch gửi khá nhất quán. Nếu bạn gửi email hàng ngày hoặc hàng tuần, đừng đi chệch hướng nhiều so với khuôn mẫu đó. Các ISP xem mức tăng đột biến không mong muốn là một cuộc tấn công thư rác có thể xảy ra. 

Tỷ lệ thoát cao có thể kích hoạt bộ lọc thư rác và chặn địa chỉ IP của bạn. Vì vậy, cứ sau vài tháng, hãy loại bỏ các email bị trả lại cứng khỏi danh sách email của bạn . 

Bạn cũng nên tìm cách loại bỏ những người đã hủy đăng ký, chưa mở hoặc tương tác với email trong một thời gian dài. 

Đừng chỉ có một danh sách email siêu rộng vì lợi ích của nó. Một danh sách email lớn chứa đầy các thành viên không hoạt động thực sự có thể làm tổn thương bạn nhiều hơn là nó có thể giúp ích cho bạn. 

Danh sách không hoạt động có xu hướng bị trả lại khó khăn hơn do địa chỉ email đã thay đổi và tỷ lệ thoát cao sẽ gây tổn hại đến danh tiếng gửi và khả năng tiếp nhận ISP của bạn. 

Những người đăng ký đã không nhận được phản hồi từ bạn trong một thời gian có thể sẽ hủy đăng ký hoặc phàn nàn nếu bạn đột nhiên bắt đầu điền lại hộp thư đến của họ. 

Nếu bạn muốn gửi đến một danh sách mà bạn đã không sử dụng trong một năm trở lên, hãy lưu ý rằng một email có tỷ lệ thoát cao có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn với ISP và ảnh hưởng đến khả năng gửi của các lần gửi trong tương lai. 

Một tùy chọn để tránh kết quả này là sử dụng dịch vụ xác thực danh sách của bên thứ ba để kiểm tra và lọc danh sách của bạn trước lần gửi đầu tiên. 

Khi kết thúc, hãy xem xét các thủ phạm lớn nhất làm tổn hại đến danh tiếng người gửi của bạn, kích hoạt quá trình lọc ISP và ngăn email của bạn được gửi: 

• quá nhiều khiếu nại thư rác
• quá nhiều người hủy đăng ký
• tỷ lệ mở và nhấp chuột thấp
• tỷ lệ thoát cao
• trong danh sách đen
• sử dụng địa chỉ gửi email miễn phí
• không có giao thức xác thực như DMARC, SPF hoặc DKIM
• những thay đổi bất ngờ về khối lượng hoặc tần suất email
• danh sách email bị lỗi 

Nếu bạn gặp vấn đề về khả năng gửi email, có thể mất một chút thời gian và sự kiên nhẫn để khắc phục. Triển khai các phương pháp hay nhất về tiếp thị qua email , theo dõi danh tiếng của người gửi và thiết lập các quy trình kỹ thuật phù hợp để tăng cường niềm tin vào email của bạn. 

Bạn làm việc chăm chỉ trên các thiết kế email , tiêu đề và dòng chủ đề của mình , vì vậy đừng để nỗ lực của bạn trở nên lãng phí. 

Mặc dù khả năng gửi email có vẻ giống như một cái gai đối với các nhà tiếp thị qua email, nhưng cuối cùng thì điều đó lại tích cực. Nếu không có biện pháp bảo vệ, các email tiếp thị của bạn sẽ bị chìm trong biển thư rác hoặc—tệ hơn—ai đó có thể giả mạo thương hiệu của bạn. 

Tiếp thị qua email được xây dựng dựa trên sự tin cậy—sự tin cậy giữa bạn và người đăng ký cũng như giữa bạn và ISP của họ. Hãy tuân theo các nguyên tắc về khả năng gửi email này và bạn sẽ có thể duy trì tỷ lệ gửi cao và số email bị thiếu ở mức thấp.  

Cần một số hỗ trợ nâng cao? Chúng tôi chỉ biết những người có thể tối ưu hóa và giúp chạy các chiến dịch của bạn .