11 Phần mềm quản lý kho tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý kho có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, nhưng với rất nhiều lựa chọn trên thị trường WMS hiện nay, làm sao để bạn chọn được lựa chọn phù hợp? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu các lựa chọn hàng đầu và tìm ra lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn.

1. Hiểu về phần mềm quản lý kho

Phần mềm hệ thống quản lý kho (WMS) được thiết kế để giúp bạn quản lý và hợp lý hóa các hoạt động kho. Nó giống như một trợ lý kỹ thuật số theo dõi tất cả các mặt hàng trong kho của bạn – chúng ở đâu, có bao nhiêu và khi nào chúng vào hoặc ra.

Phần mềm có thể xử lý các nhiệm vụ như theo dõi hàng tồn kho, hỗ trợ chọn và đóng gói đơn hàng, thậm chí hỗ trợ vận chuyển và nhận hàng. Đây là cách đảm bảo mọi thứ trong kho của bạn được sắp xếp để có thể vận hành trơn tru. Đây là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong doanh nghiệp của mình.

1.1 Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho đối với doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, bạn biết rằng từng phút và từng đô la đều có giá trị. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ từng mất hàng giờ. Nhân viên của bạn giờ đây có thể tập trung vào nhiều tác vụ có giá trị gia tăng hơn, như dịch vụ khách hàng. Bạn cũng sẽ tiết kiệm tiền bằng cách giảm lỗi và lãng phí. Thêm vào đó, bạn sẽ luôn có hình ảnh hàng tồn kho rõ ràng để đưa ra quyết định thông minh, dựa trên dữ liệu về việc đặt hàng và bán hàng.

1.2 Vai trò của phần mềm trong quản lý kho

Kho hàng có rất nhiều bộ phận chuyển động. Có hàng nhập, đơn hàng xuất và mọi thứ ở giữa. Quản lý thủ công rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. WMS đóng vai trò như bộ não của kho hàng. Nó theo dõi mọi thứ đang diễn ra và giúp bạn quản lý tất cả.

Ví dụ, phần mềm có thể cho bạn biết chính xác vị trí lưu trữ một mặt hàng cụ thể. Nó có thể cảnh báo bạn khi hàng tồn kho sắp hết. WMS thậm chí có thể tạo báo cáo để giúp bạn hiểu xu hướng và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn để thống lĩnh thị trường của mình

2. Các tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý kho

Chức năng cốt lõi của phần mềm WMS có thể bao gồm nhiều tính năng khác nhau. Nhưng một số tính năng chính có thể thực sự tạo nên sự khác biệt cho các doanh nghiệp nhỏ.

2.1 Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho

Một trong những tính năng chính cần tìm là quản lý hàng tồn kho. Tính năng này giúp bạn theo dõi tất cả các mặt hàng trong kho của mình. Nó cho bạn biết bạn có những gì, chúng ở đâu và có bao nhiêu trong số đó.

2.2 Hoạt động vào và ra

Tính năng này xử lý mọi thứ liên quan đến googls đến và đi. Nó giúp bạn quản lý những thứ như nhận hàng, chọn và đóng gói đơn hàng, và vận chuyển hàng hóa.

2.3 Quản lý lao động

Quản lý kho cũng bao gồm việc quản lý con người. Đó là lý do tại sao quản lý lao động lại quan trọng đến vậy. Nó có thể giúp bạn lên lịch ca làm việc, theo dõi hiệu suất và dự đoán nhu cầu nhân sự dựa trên xu hướng.

2.4 Tích hợp với các hệ thống khác

Kho hàng của bạn không nên hoạt động riêng lẻ. Nó phải có thể kết nối với các hệ thống khác mà bạn sử dụng, như phần mềm kế toán hoặc thương mại điện tử . Điều này giúp chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn và giữ mọi thứ đồng bộ.

2.5 Khả năng báo cáo và phân tích

Khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ là rất quan trọng để cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần về hoạt động. Thông qua những hiểu biết hữu ích, bạn có thể phát hiện xu hướng, xác định vấn đề và đưa ra quyết định tốt hơn về cách tiến về phía trước.

3. Đánh giá 10 phần mềm quản lý kho hàng đầu

3.1 ShipBob

WMS của ShipBob là một công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Nó đặc biệt vì cung cấp một cách thức hỗn hợp để hoàn thành đơn hàng, giúp mọi thứ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp của bạn lớn mạnh hơn. Hệ thống này cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót trong việc chọn, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng.

Hệ thống WMS dựa trên nền tảng đám mây của ShipBob có thể phù hợp với mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô, cho dù bạn đang vận chuyển hàng nghìn đơn hàng mỗi tháng hay mới bắt đầu.

3.2 Hàng tồn kho đầu vào

WMS của Inflow Inventory là hệ thống hoàn chỉnh để điều hành doanh nghiệp nhỏ của bạn. Phần mềm này có thể kết nối với các dịch vụ mua sắm trực tuyến, kế toán và tự động hóa mà bạn sử dụng để hoàn thành công việc nhanh hơn.

3.3 Katana

Hệ thống quản lý kho của Katana là một công cụ được thiết kế để giúp việc quản lý kho dễ dàng hơn. Nó giúp bạn theo dõi sản phẩm và vật liệu của mình, bất kể số lượng hay vị trí tồn kho.

Katana cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch cho công việc của mình. Ví dụ, nếu bạn cần làm 100 món đồ chơi và mỗi món cần năm phần, Katana có thể cho bạn biết bạn có đủ không. Nếu không, nó sẽ cho bạn biết để bạn có thể đặt hàng thêm để lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn.

3.4 Sage X3

Sage X3 là một loại phần mềm mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động của mình. Nó giống như một hộp công cụ kỹ thuật số giúp các công ty duy trì tổ chức. Với Sage X3, các doanh nghiệp có thể theo dõi tiền bạc, hàng tồn kho và mối quan hệ với khách hàng của mình ở một nơi. Nó được thiết kế để giúp việc điều hành doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả hơn.

3.5 Finale Inventory

Finale Inventory là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi sản phẩm của mình một cách thông minh. Công cụ này dễ sử dụng nhưng cũng đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp đang phát triển.

3.6 Floship

Floship là một công ty hậu cần chuyên về thương mại điện tử toàn cầu. Là một trong những hệ thống quản lý kho hàng hàng đầu, họ có thể xử lý tất cả các quy trình quản lý kho hàng thiết yếu của bạn, từ theo dõi hàng tồn kho đến quản lý đơn hàng. Cho dù bạn là một kho hàng nhỏ hay một nhà phân phối bán buôn lớn, bạn đều có thể sử dụng nền tảng này cho mình.

3.7 The Fulfillment Lab

Fulfillment Lab tập trung vào các giải pháp hoàn thiện thương mại điện tử . Mặc dù họ tập trung vào việc giúp bạn giao đơn hàng cho khách hàng, họ cũng có thể giúp bạn quản lý kho và lưu trữ sản phẩm.

3.8 Zoho Inventory

Zoho Inventory giúp các doanh nghiệp theo dõi mọi thứ của mình, giúp tìm kiếm các mặt hàng cho đơn hàng dễ dàng hơn. Đây là một trong nhiều sản phẩm mà công ty cung cấp, cho phép bạn quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp với một công ty.

3.9 UpKeep

UpKeep là một công cụ tiện dụng giúp doanh nghiệp sắp xếp mọi thứ. Nó theo dõi mọi thứ của bạn, vì vậy bạn không phải làm vậy. Nó có thể cho bạn biết những mặt hàng nào sắp hết và cần phải sắp xếp lại. Nó thậm chí còn cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về cách kiểm soát chi phí và đảm bảo bạn luôn có đủ nguồn cung trong kho. Nó cũng giúp ích cho các lệnh làm việc và quản lý tài sản.

3.10 Striven

Striven là một bộ công cụ kinh doanh hoàn chỉnh. Nó hoạt động tốt cho các doanh nghiệp bán lẻ và nhà phân phối bán buôn. Một trong những công cụ trong bộ công cụ này là phần mềm quản lý hàng tồn kho cũng có thể giúp bạn xử lý các nhiệm vụ kho.

4. Cách chọn phần mềm quản lý kho phù hợp

Quản lý kho đúng cách có thể thay đổi cuộc chơi cho doanh nghiệp của bạn. Sau đây là một số bước giúp bạn chọn đúng phần mềm.

4.1 Đánh giá nhu cầu kinh doanh của bạn

Trước tiên, hãy nghĩ về những gì bạn thực sự cần. Bạn đang cố gắng giải quyết những vấn đề gì? Bạn muốn tự động hóa những nhiệm vụ nào? Các câu trả lời sẽ giúp hướng dẫn tìm kiếm của bạn.

4.2 Đánh giá các tính năng của phần mềm

Tiếp theo, hãy xem xét các tính năng mà mỗi phần mềm cung cấp. Nó có bao gồm tất cả các lĩnh vực bạn cần không? Ví dụ, đảm bảo các tính năng kiểm kê chắc chắn có sẵn nếu kiểm soát hàng tồn kho là một vấn đề lớn.

4.3 Xem xét khả năng mở rộng phần mềm

Hãy nghĩ về tương lai. Phần mềm có thể phát triển cùng doanh nghiệp của bạn không? Nếu bạn có kế hoạch mở rộng, bạn sẽ muốn phần mềm có thể xử lý khối lượng và độ phức tạp lớn hơn theo thời gian.

4.4 Kiểm tra đánh giá và xếp hạng của người dùng

Hãy xem những người dùng khác nói gì. Họ có hài lòng với phần mềm không? Họ đã gặp phải vấn đề gì? Điều này có thể giúp bạn biết được những gì mong đợi.

5. Phần mềm quản lý kho có thể cải thiện hiệu quả kinh doanh không?

Đầu tư vào hệ thống quản lý kho chất lượng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả kinh doanh. Nó hợp lý hóa quy trình, giảm chi phí và tối ưu hóa hoạt động để thúc đẩy tăng trưởng.

5.1 Tác động của phần mềm đến hoạt động kho

WMS chuyển đổi hoạt động theo nhiều cách. Nó cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho tốt hơn, tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và giảm thiểu thời gian dành cho các tác vụ như quản lý hàng tồn kho. Công nghệ này cũng nâng cao hiệu quả hoạt động, giám sát quy trình làm việc ở nhiều cấp độ khác nhau.

5.2 Ví dụ thực tế về hiệu quả được cải thiện

Nhiều doanh nghiệp đã thấy sự cải thiện sau khi triển khai hệ thống quản lý kho. Ví dụ, một số công ty có thể lưu trữ nhiều hàng tồn kho hơn trong cùng một không gian bằng cách tối ưu hóa bố cục kho của họ. Những công ty khác đã giảm chi phí hoạt động và có được dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực.

5.3 Vượt qua những thách thức trong việc triển khai phần mềm quản lý kho

Việc triển khai phần mềm quản lý kho là một thay đổi lớn có thể gây ra một số thách thức:

+ Đào tạo nhân viên: Phần mềm mới có nghĩa là nhóm của bạn phải học những điều mới. Bạn có thể làm cho việc này dễ dàng hơn bằng cách đào tạo và hỗ trợ họ khi cần.

+ Tích hợp: Hệ thống quản lý kho mới cần tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện tại của bạn để tránh tình trạng dữ liệu bị phân mảnh hoặc trục trặc trong hoạt động. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch và thử nghiệm cẩn thận. Đôi khi, bạn có thể cần nâng cấp hoặc thay thế các hệ thống hiện có để đảm bảo khả năng tương thích.

+ Quản lý thay đổi: Đôi khi, mọi người không thích thay đổi. Điều quan trọng là phải cho nhóm của bạn biết lý do bạn bắt đầu phần mềm mới, phần mềm sẽ giúp công việc của họ dễ dàng hơn như thế nào và họ có thể mong đợi những thay đổi gì. Điều này có thể khiến mọi người cảm thấy tốt hơn về hệ thống mới.

+ Chi phí: Việc bắt đầu sử dụng phần mềm mới có thể tốn kém lúc đầu. Nhưng hãy nhớ rằng, về lâu dài, nó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền và mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn. Xem xét chi phí và lợi ích có thể giúp bạn quyết định xem có đáng hay không.

+ Di chuyển dữ liệu: Việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có thể là một công việc lớn. Hãy lập kế hoạch cẩn thận để tránh mất hoặc làm hỏng bất kỳ dữ liệu nào. Bạn có thể cần dọn dẹp dữ liệu trước khi di chuyển.

+ Tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và phần mềm họ cần cũng vậy. Bạn có thể cần điều chỉnh phần mềm mới để phù hợp với doanh nghiệp của mình. Điều này có thể cần nhiều kế hoạch và nguồn lực hơn.

5.4 Mẹo thực tế để triển khai phần mềm thành công

Việc bắt đầu phần mềm WMS mới có thể giống như một nhiệm vụ lớn, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Sau đây là một số mẹo dễ dàng giúp bạn thực hiện thành công:

+ Bắt đầu nhỏ: Bạn không cần phải triển khai phần mềm mới trên toàn công ty cùng một lúc. Thay vào đó, bạn có thể bắt đầu ở một khu vực hoặc phòng ban. Khi mọi người đều thoải mái với nó, bạn có thể mở rộng sang các bộ phận khác trong doanh nghiệp của mình.

+ Tiếp tục kiểm tra mọi thứ: Ngay cả sau khi bạn bắt đầu phần mềm mới, hãy theo dõi mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Có vấn đề gì không? Có điều gì có thể tốt hơn không? Đừng ngại thay đổi nếu bạn cần.

+ Nhận trợ giúp nếu cần: Nếu bạn gặp sự cố với phần mềm, đừng ngần ngại yêu cầu trợ giúp. Một số chuyên gia biết rất nhiều về loại phần mềm này và họ hoàn toàn có thể giúp bạn tìm ra vấn đề.

6. Bạn sẽ chọn WMS nào?

Phần mềm quản lý kho phù hợp có thể giúp tăng hiệu quả và thành công của bạn, dù là kho hàng hay trung tâm phân phối.

Các giải pháp quản lý kho hàng đầu mà chúng tôi đề xuất là:

+ Tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp quản lý kho hàng hàng đầu của chúng tôi là ShipBob . Nền tảng của họ cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý kho, hàng tồn kho, vận chuyển và hoàn thiện đơn hàng.

+ Tốt nhất cho doanh nghiệp: Sage X3 là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp vì đây là một ERP mạnh mẽ giúp dễ dàng kết nối với các phần mềm khác trong quy trình làm việc của bạn để vận hành liền mạch.

+ Tốt nhất cho Bán lẻ/Bán buôn: Striven là lựa chọn tốt nhất cho các nhà phân phối bán buôn và nhà bán lẻ cần truy cập vào toàn bộ bộ công cụ tại một nơi. Chăm sóc CRM, quản lý dự án, bán hàng và nhiều hơn nữa từ một nền tảng tập trung.

Đây là những thế mạnh rõ ràng trong ngành chắc chắn sẽ giúp bạn thu hút được sự chú ý và giành được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.

Điểm mấu chốt là trước khi đưa ra quyết định, bạn cần: đọc các bài đánh giá về hệ thống quản lý kho, dùng thử miễn phí hoặc lên lịch trình demo cho các công cụ mà bạn quan tâm. Bạn sẽ không biết được lựa chọn nào phù hợp nhất cho đến khi bạn thử các tùy chọn của mình. Khi chọn phần mềm quản lý kho, hãy tìm phần mềm có thể phát triển cùng bạn. Có thể rất khó chịu khi thiết lập một hệ thống và bắt đầu sử dụng, chỉ để nhận ra rằng sau vài tháng, bạn cần một hệ thống lớn hơn – đó là cách chắc chắn khiến bạn tụt hậ