11 Tính năng chính của Hệ thống quản lý kho hiệu quả

1. Lợi ích của việc triển khai WMS

WMS có thể là một bước ngoặt cho chuỗi cung ứng kho bãi thương mại điện tử của bạn . Hệ thống phù hợp có thể biến đổi mọi ngóc ngách trong kho của bạn, từ kiểm soát hàng tồn kho đến hệ thống quản lý vận chuyển. 

WMS có thể giúp nhóm của bạn làm việc thông minh hơn và thúc đẩy quy trình hoàn tất đơn hàng. Điều này có nghĩa là bạn tiết kiệm tiền và hoàn tất nhiều đơn hàng hơn.

Mặc dù các mô hình triển khai WMS có thể khác nhau, nhưng sau đây là những điều quan trọng cần lưu ý khi bạn tìm kiếm WMS tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. 

2. Quản lý hàng tồn kho

Kho hàng của bạn chỉ tốt khi hàng hóa của bạn tốt. Bạn cần biết hàng tồn kho của mình có bao nhiêu và ở đâu để đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm soát hàng tồn kho giúp bạn:

+ theo dõi sản phẩm của bạn

+ cải thiện cách kho của bạn xử lý hàng tồn kho. 

Nó loại bỏ nhu cầu kiểm kê hàng tồn kho thực tế, tự động hóa nó. Trong trò chơi hàng tiêu dùng nhanh, điều này là không thể thương lượng.

Để theo dõi hàng hóa của bạn, quét mã vạch sử dụng:

+ theo dõi số sê-ri

+ lưu trữ và 

+ một hệ thống phân loại. 

Khả năng tương thích với hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) là một lợi thế bổ sung. Với điều này, bạn có thể sử dụng hệ thống gắn thẻ không dây, đưa dữ liệu trực tiếp vào nền tảng WMS của bạn. Nhiều nền tảng WMS cũng sử dụng thiết bị di động. Điều này giúp việc theo dõi hàng tồn kho trở nên thân thiện với người dùng và đơn giản.

Loại bỏ việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế bằng cách đếm chu kỳ tự động . Việc đếm thường xuyên có nghĩa là bạn biết mức tồn kho trong các thùng cụ thể. Bạn có thể dựa vào những gì ở đâu. Bạn cũng sẽ:

+ giảm thiểu lỗi của con người

+ quản lý hàng tồn kho của bạn một cách an toàn. 

Tính năng cross-docking cho phép bạn thoát khỏi việc lưu trữ kho không cần thiết. Điều này xảy ra bằng cách trực tiếp dỡ và tải lại hàng hóa từ xe tải giao hàng đến và đi. Để làm được điều này, bạn cần phần mềm theo dõi hàng tồn kho. 

Các tính năng khác của quản lý hàng tồn kho bao gồm:

+ sắp xếp lại hàng tồn kho

+ tháo rời bộ dụng cụ hoặc đóng gói

+ quy tắc động cơ

+ kỹ thuật đánh khe

+ nhiệm vụ xen kẽ hoặc chuyển động nội bộ

+ báo cáo hàng tồn kho cũ

+ quản lý hàng hóa nguy hiểm

+ phần mềm trên nền tảng đám mây.

2.1 Tự động hóa kho hàng

Khả năng của hệ thống quản lý kho tự động hóa việc lưu trữ và truy xuất . Điều này hoàn toàn làm giảm các tác vụ thủ công. Nghĩa là? Kho của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn. Bằng cách kết hợp robot, trí tuệ nhân tạo (AI) hoặc máy học , bạn có thể:

+ giảm thiểu sai lầm của con người

+ giảm thiểu rủi ro lao động tiềm ẩn. 

Robot có thể đảm nhiệm các nhiệm vụ bảo trì và kiểm tra. Điều này giúp nhân viên kho của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong các công việc lấy con người làm trung tâm.

Các quy trình tự động hơn bao gồm:

+ chọn-để-ánh-sáng

+ quản lý nhiều địa điểm

+ lập kế hoạch bố trí kho.

2.2 Quản lý đơn hàng và thanh toán

Việc lập hóa đơn có tổ chức là chức năng quan trọng của hệ thống quản lý kho. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem doanh số bán hàng của doanh nghiệp đang theo dõi như thế nào. Nó cung cấp thông tin chính xác và tóm tắt trong nháy mắt. Bạn biết những gì đang diễn ra với lợi nhuận ròng của mình. 

- Những loại tính năng này giúp bạn dễ dàng nhìn thấy:

+ lịch sử đặt hàng

+ đơn hàng bán buôn

+ đơn hàng đa kênh.

- Tự động hóa việc quản lý đơn hàng và hóa đơn có thể thúc đẩy lĩnh vực kinh doanh này của bạn với:

+ mua hàng tự động giảm bớt các công việc thủ công

+ đối chiếu chi phí tối ưu hóa quy trình phê duyệt của bạn

+ quy tắc đặt hàng hợp lý hóa việc nhập dữ liệu thủ công. 

Quản lý vòng đời đơn hàng số hóa quy trình hoàn tất đơn hàng từ đầu đến cuối . Nó cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn cho khách hàng về đơn hàng của họ. Bạn muốn hợp lý hóa trải nghiệm của khách hàng hơn nữa? Đồng bộ hóa hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, nhà cung cấp giải pháp thanh toán và 3PL của bạn . Khách hàng hài lòng đồng nghĩa với khách hàng trung thành. 

- Các tính năng cần thiết khác bao gồm:

+ thanh toán dựa trên hoạt động

+ sắp xếp lại các quy tắc chi phí

+ quản lý nhà cung cấp

+ quản lý ảnh chụp nhanh.

2.3 Đóng hộp

Đây là cách nói hoa mỹ để nói rằng WMS của bạn sẽ tìm ra cách hiệu quả nhất để đóng gói và vận chuyển các mặt hàng. Tính năng này đánh giá các phép đo của mặt hàng, bao gồm kích thước và trọng lượng, để hiểu cách tốt nhất để đóng gói và vận chuyển. Nó có thể hợp lý hóa luồng sản phẩm trong kho của bạn.

Tối ưu hóa việc tải container có nghĩa là bạn có thể kết hợp nhiều lô hàng để vận chuyển hàng hóa theo cách tiết kiệm chi phí hơn. Đọc, ít xe và container hơn để vận chuyển hàng hóa. Ít chi phí hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Đóng thùng carton có thể giảm chi phí lao động và cải thiện năng suất của nhân viên. Là một phần của quy trình đóng gói, một bàn làm việc đóng gói được tối ưu hóa cho phép nhân viên kho đóng gói hiệu quả. Điều này có thể làm giảm khả năng trả lại và hàng hóa bị hư hỏng thông qua bao bì phù hợp. 

- Tính năng đóng hộp có thể giải quyết:

+ đóng thùng carton một cấp

+ đóng hộp nhiều cấp

+ tách container

+ quản lý container.

2.4 Tích hợp 

- Tích hợp hệ thống quản lý kho đảm bảo các hệ thống khác có thể giao tiếp với nhau. Điều này tạo ra sự liền mạch hơn:

+ các quá trình

+ quy trình làm việc

+ năng suất.

Xây dựng hoạt động cấp doanh nghiệp hay hậu cần phức tạp hơn? Tích hợp với hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phần mềm khác là chìa khóa.

- Tùy chỉnh ERP có thể cung cấp:

+ Hỗ trợ 3PL

+ tích hợp nhà mạng lớn

+ tích hợp nền tảng thương mại điện tử .

2.5 Quản lý lao động

- Đây là một thị trường lao động chặt chẽ và nhu cầu về các chuyên gia chuỗi cung ứng rất cao .

+ lập kế hoạch và lịch trình lao động

+ phân bổ lao động

+ lập lịch ca làm việc của nhân viên

+ quản lý giờ làm việc.

- Có khả năng diễn giải và hành động dựa trên dữ liệu lao động dẫn đến:

+ quản lý lao động nâng cao

+ quyết định kinh doanh tốt hơn. 

Khi nhân viên được quản lý một cách tôn trọng và cảm thấy được thỏa mãn, sự gắn kết của nhân viên sẽ tăng vọt. Đổi lại, doanh nghiệp sẽ đạt được đột phá về năng suất với những người lao động hạnh phúc. 

Sử dụng dữ liệu lao động để phân bổ lực lượng lao động của bạn vào các nhiệm vụ hoặc khu vực hiệu quả nhất. Đó là tối ưu hóa chi phí lao động dựa trên dữ liệu. Nó có thể thay đổi lợi nhuận của bạn. 

- Các tính năng khác bao gồm:

+ kiểm soát an toàn kho bãi

+ quản lý chứng chỉ.

2.6 Chọn đơn hàng

Pick and pack là chức năng thiết yếu của bất kỳ quy trình kho nào. Hiệu quả của việc chọn hàng nằm ở các chức năng kho. Tại sao? Bởi vì nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và xử lý đơn hàng nhanh hơn. Mở rộng quy mô chọn hàng bằng cách sử dụng các khả năng WMS tiên tiến. 

Chọn theo lô và theo cụm giúp tăng tốc độ và độ chính xác bằng cách chọn hàng tồn kho cho nhiều đơn hàng của khách hàng cùng một lúc. Điều này hạn chế việc phải đi lại nhiều lần đến cùng một khu vực cho các đơn hàng khác nhau.  

Chọn bằng giọng nói có hướng dẫn là không cần dùng tay và không cần giấy. Điều này cho phép nhân viên tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay bằng cách làm theo lời nhắc bằng giọng nói để chọn.

- Tối ưu hóa việc chọn kho với:

+ tầm nhìn chọn lọc

+ chọn vùng

+ nhặt sóng

+ hái một phần.

2.7 Vận chuyển

Hệ thống quản lý kho tốt nhất đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng đơn hàng qua các kho thông qua dịch vụ vận chuyển được hỗ trợ. Họ thực hiện điều này bằng cách đảm bảo việc kiểm tra hàng hóa được hợp lý hóa và đóng gói và giao hàng dễ dàng.

Các tính năng vận chuyển của phần mềm quản lý kho có thể làm được nhiều hơn là chỉ in nhãn vận chuyển. Các chức năng WMS này nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách giao sản phẩm đúng hạn.

- Các tính năng vận chuyển khác bao gồm:

+ tối ưu hóa việc hàng hóa đến

+ mua sắm hàng hóa

+ quản lý chuỗi lạnh

+ trợ lý kỹ thuật số

+ Giám sát đội xe IoT

+ nhà mạng và dịch vụ mặc định.

2.8 Quản lý và tiếp nhận sân

- Quản lý sân tốt không chỉ là nhận được. Nó còn bao gồm:

+ cập nhật và khả năng hiển thị hàng tồn kho

+ biên lai và cất đi

+ quy tắc cất đi

+ hệ thống hướng dẫn cất đi

+ danh sách khu vực cất đồ.

Hoặc bạn có thể sắp xếp thùng rác của mình bằng cách thiết lập các quy tắc tìm kiếm thùng rác để lựa chọn thùng rác? Đó là tất cả các hoạt động và tiếp nhận tại bãi rác một cách sáng tạo. 

Khả năng theo dõi và quan sát toàn bộ sân có nghĩa là bạn có thể di chuyển nhiều sản phẩm hơn vào và ra. Điều này có nghĩa là nhiều doanh số, lô hàng, giao hàng và hoàn thành hơn. 

Các tính năng khác cho phép lên lịch hẹn để quản lý bến tàu. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra vào/ra cổng và thông báo lô hàng nâng cao (ASN) . ASN là hồ sơ điện tử cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng. 

2.9 Quản lý trả lại

Xử lý trả hàng là chìa khóa trong thế giới nhấp chuột, đặt hàng, nhận hàng, trả hàng này. Quản lý trả hàng là quy trình ngược lại với cách hàng hóa của bạn được vận chuyển. Trong quá trình này, việc kiểm tra chất lượng hàng trả lại là điều cần thiết khi kiểm tra và bổ sung kho của bạn. 

- Tính năng này cải thiện việc quản lý sản phẩm trả lại của bạn với:

+ kiểm tra và phân loại

+ bổ sung hàng hiệu quả

+ xử lý hoàn tiền hoặc đổi hàng nhanh chóng. 

- Về phía khách hàng, nó: 

+ cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách trả lại hàng

+ ghi lại và xác nhận yêu cầu trả lại

+ tạo ra các quyền hạn trả lại.

Theo dõi tình trạng trả hàng theo thời gian thực cho phép nhân viên kho và khách hàng theo dõi tiến độ trả hàng.

2.10 Báo cáo và Phân tích 

- Nhiều dữ liệu hơn, nhiều giao hàng hơn! Phần mềm WMS cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thông qua việc thu thập:

+ phân tích hàng tồn kho

+ số liệu hiệu suất

+ phân tích mua sắm

+ phân tích kế hoạch bổ sung.

Hiểu rõ hơn về hàng tồn kho của bạn thông qua báo cáo sai lệch và báo cáo ký gửi .

- Làm quen với những con số thực tế tạo nên tổng chi phí nhập hàng của một sản phẩm khi nó đến tay khách hàng. Bao gồm:

+ chi phí vận chuyển

+ thuế hải quan và thuế nhập khẩu

+ chi phí bảo hiểm và tuân thủ

+ phí xử lý giao dịch và thanh toán. 

Khi đã tính toán được các con số, bạn có thể biết được cần cắt giảm chi phí ở đâu. 

- Bạn sẽ có khả năng cải thiện khả năng dự báo bằng:

+ thông tin tùy chỉnh

+ phân tích nâng cao và 

+ bảng thông tin tương tác.

Bạn có thể sử dụng các tính năng này để thúc đẩy lực lượng lao động của mình bằng cách sử dụng quản lý chỉ số hiệu suất chính (KPI). Việc thiết lập các KPI có thể đạt được giúp thúc đẩy lực lượng lao động của bạn trở nên và làm việc tốt hơn.

Xem ngày giao hàng dự kiến ​​với các tính năng cung cấp luồng dữ liệu thời gian thực. Khi bạn có kiến ​​thức, bạn có thể khắc phục các khu vực cải tiến trên toàn bộ kho của mình. 

3. Chiến lược tổ chức để cải thiện hoạt động kho bãi

Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho sẽ cải thiện kho của bạn:

+ hoạt động

+ hậu cần

+ quản lý chuỗi cung ứng tổng thể.

Họ thực hiện điều này bằng cách sắp xếp kho hàng của bạn hoặc định hình các khu vực cần hiệu quả hơn. Khi bạn được sắp xếp, bạn có thể chọn, đóng gói và hoàn thành đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn. Những hiệu quả này dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn từ đầu đến cuối, nâng cao lòng trung thành của khách hàng và danh tiếng thương hiệu. 

3.1 Nhu cầu giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công

Bạn có biết, theo Báo cáo về tình hình doanh nghiệp nhỏ của Wasp Barcode Technologies, 43% doanh nghiệp vừa và nhỏ:

+ sử dụng phương pháp thủ công để theo dõi hàng tồn kho

+ không theo dõi bất cứ điều gì sao? 

Bằng cách tự động hóa mọi quy trình thủ công và nhập dữ liệu, bạn sẽ có được lợi thế cạnh tranh so với hơn một nửa lĩnh vực. 

Tự động nhập dữ liệu cũng tiết kiệm thời gian và giảm lỗi. Tìm kiếm các tính năng của hệ thống quản lý kho giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện điều này. Sau đó, bạn có thể chuyển hướng các nguồn lực có giá trị của mình sang các nhiệm vụ quan trọng khác. Thêm phần mềm quản lý hàng tồn kho để có một cú ném bóng chính xác.

3.2 Ưu tiên an toàn trong kho

Tập trung vào các tính năng WMS giúp tăng hiệu quả chọn và đóng gói, đồng thời giúp nhân viên khỏe mạnh, vui vẻ và làm việc hiệu quả. 

Khi một kho hàng an toàn, các quy trình và nhân viên trở nên hiệu quả hơn. Điều này, đến lượt nó, cũng có thể hỗ trợ việc giữ chân nhân viên. Một nơi làm việc an toàn là:

+ chức năng

+ được tổ chức tốt

+ hấp dẫn đối với nhân viên. 

Ít tai nạn hơn có nghĩa là ít tốn kém hơn cho việc sửa chữa và không lãng phí chi phí cho các yêu cầu bồi thường của người lao động hoặc thiết bị thay thế.

4. Hệ thống quản lý kho có phù hợp với bạn không? 

Theo Thống kê tự động hóa kho hàng của G2, đến năm 2024, 84% doanh nghiệp sẽ sử dụng WMS hiện đại để lập kế hoạch và quản lý lao động. 

Bạn đã sẵn sàng tham gia chưa? Yêu cầu về hệ thống quản lý kho của bạn là gì?

Bạn có thể cân nhắc chuyển từ sử dụng dịch vụ hoàn tất đơn hàng sang việc so sánh với kho bãi . Nếu bạn đã thuê ngoài dịch vụ hậu cần của bên thứ ba , có rất nhiều cân nhắc về kho bãi khi đưa tất cả vào nội bộ. Mặc dù có thể có nhiều mục hàng hơn cần cân nhắc, nhưng bạn sẽ có nhiều quyền kiểm soát hơn để thiết lập, quản lý và thực hiện quy trình kho bãi và phân phối từ đầu đến cuối.

Một hệ thống quản lý kho cơ bản có thể là tất cả những gì bạn cần để tự động hóa và hợp lý hóa các khu vực kho thiết yếu. Khi cần thiết, sau đó bạn có thể thêm các mô-đun WMS vào khuôn khổ ban đầu để khởi động doanh nghiệp thương mại điện tử của mình vào guồng quay cao.

Khi bạn mở rộng quy mô và doanh nghiệp của bạn phát triển, khối lượng giao dịch tăng có thể đòi hỏi các hệ thống quản lý kho tiên tiến hơn. Một WMS hiện đại cung cấp nhiều tùy chọn để tập trung các tác vụ, công nghệ internet vạn vật (IoT) tiên tiến và các chiến lược để tối ưu hóa mọi khía cạnh của quản lý kho. 

- Danh sách kiểm tra chức năng WMS của bạn nên bao gồm các tính năng tập trung vào:

+ kiểm kê và kiểm soát chất lượng

+ tự động hóa các tác vụ thủ công

+ dễ dàng xử lý đơn hàng và hệ thống thanh toán

+ quá trình vận chuyển và đóng gói

+ bất kỳ sự hợp nhất hệ thống cần thiết nào 

+ tối ưu hóa lực lượng lao động của bạn

+ báo cáo hữu ích và phân tích nâng cao

đưa xe vào và ra khỏi bến tàu một cách nhanh chóng.

- Hệ thống quản lý kho phù hợp sẽ giúp:

+ hợp lý hóa quy trình làm việc và sản phẩm 

+ chuẩn hóa chất lượng 

+ cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

+ giảm thiểu lỗi của con người

+ tăng dòng tiền thông qua việc tối ưu hóa chuyển động hàng tồn kho

+ cung cấp thông tin kinh doanh nâng cao với các báo cáo và phân tích nâng cao

+ giao hàng đúng hạn. 

Thời gian là tiền bạc, và tiền bạc là thời gian. Việc điều hành doanh nghiệp của riêng bạn có thể là một công việc thực sự khó khăn. Đừng để mọi công sức của bạn tan thành mây khói. WMS là một cách đã được chứng minh giúp bạn đạt được nhiều hơn từ chuỗi cung ứng của mình.