6 mẹo quản lý thời gian dành cho doanh nhân bận rộn

Hoặc chắc chắn đôi khi bạn sẽ cảm thấy như vậy!

Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, cũng như phác thảo sáu mẹo quản lý thời gian dành cho những doanh nhân bận rộn như bạn để đảm bảo bạn có thể sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và năng suất nhất có thể.

- Bạn không có nhiều thời gian? Sau đây là những điểm chính cần ghi nhớ

+ Không thể phủ nhận tầm quan trọng của việc quản lý thời gian vì nó giúp các doanh nhân có thêm không gian cho tư duy phản biện và ra quyết định hiệu quả.

+ Có một số kỹ thuật bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả hơn, ngay cả khi bạn không có khả năng đó một cách tự nhiên.

+ Một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả chỉ có tác dụng nếu bạn dành thời gian để xem xét và điều chỉnh thường xuyên, đảm bảo hệ thống vẫn phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Là một doanh nhân, bạn sẽ biết từng phút trong ngày quan trọng như thế nào. Khi bạn lần đầu ra mắt sản phẩm, mỗi giây sản phẩm của bạn không được đưa ra thị trường hoặc không được tiếp thị hiệu quả là một cơ hội bị bỏ lỡ, nhưng áp lực thời gian như vậy có thể gây ảnh hưởng.

Với quá nhiều nhiệm vụ khác nhau phải giải quyết khi là một doanh nhân đơn lẻ hoặc một nhóm nhỏ, bạn rất dễ bị lạc lối, làm những dự án không được ưu tiên và bỏ lỡ các bước cần thiết do quá tải công việc.

Ngoài ra, bạn có thể thấy mình không làm gì cả, hoàn toàn tê liệt vì cảm giác choáng ngợp. 

Tôi chắc chắn đã có lúc tôi ở cả hai thái cực!

Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho lịch trình, sắp xếp suy nghĩ và cân bằng giữa công việc và cuộc sống xã hội tốt hơn.

Nó có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn, tạo ra công việc chất lượng cao hơn và nắm bắt những khía cạnh cần thiết để khởi nghiệp kinh doanh.

2. Kỹ thuật ưu tiên

Với suy nghĩ đó, chúng ta hãy cùng xem xét một số chiến thuật và kỹ thuật ưu tiên mà bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

2.1 Ma trận Eisenhower

Với những ai chưa từng nghe đến, Ma trận Eisenhower là một quy trình quản lý thời gian yêu cầu bạn chia từng nhiệm vụ thành bốn phần tư:

+ Khẩn cấp và quan trọng

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp

+ Khẩn cấp nhưng không quan trọng

+ Không khẩn cấp và không quan trọng

Bằng cách thực hiện điều này với mỗi nhiệm vụ được giao, bạn có thể dành thời gian làm những việc thực sự cấp bách và quan trọng, tạm gác những việc không cấp bách và không quan trọng lại cho đến khi lịch trình cho phép bạn thực hiện.

2.2 Chặn thời gian và xếp chồng ngày

Phân chia thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến khác, trong đó bạn chia thời gian của mình thành các khối thay vì các nhiệm vụ (hoặc bạn có thể kết hợp cả hai phương pháp).

Mỗi khối thời gian sau đó được dành riêng để hoàn thành các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể, cho phép bạn tập trung cụ thể vào một việc tại một thời điểm, giảm bớt sự sao nhãng trong quá trình thực hiện.

Bắt đầu bằng cách chặn thời gian cho các nhiệm vụ nằm trong ô Khẩn cấp và Quan trọng, và thực hiện từ đó.

2.3 Ủy quyền và thuê ngoài

Một cách tuyệt vời khác để giảm quy mô danh sách công việc và cải thiện khả năng quản lý thời gian là thông qua việc phân công và thuê ngoài. 

Ủy quyền là điều quan trọng đối với các doanh nhân, nhưng nhiều người lại thấy điều này vô cùng khó khăn. Xét cho cùng, doanh nghiệp của một doanh nhân còn hơn cả một công việc hàng ngày—đó là đứa con tinh thần của họ, nếu bạn muốn.

Do đó, bạn rất dễ tin rằng chỉ có bạn mới có thể giải quyết ổn thỏa mọi việc và không bao giờ giao phó bất kỳ nhiệm vụ nào, bất kể việc đó có đơn giản và dễ dàng đến đâu.

2.4 Sử dụng công nghệ và công cụ

Khi nói đến quản lý thời gian, công nghệ và công cụ có thể là cứu cánh tuyệt đối. Một số sở thích của tôi bao gồm:

+ Trello

+ RescueTime

+ Asana

+ ClickUp

+ Monday.com

Các công cụ này cho phép bạn lập sơ đồ công việc một cách trực quan và theo dõi các nhiệm vụ quan trọng, đồng thời tập trung vào các dự án quan trọng nhất trước.

Chỉ cần cẩn thận không triển khai quá nhiều công cụ khác nhau cùng một lúc, nếu không bạn có thể khiến mình càng thêm bối rối!

2.5 Sức mạnh của thói quen buổi sáng

Điều quan trọng nữa là phải nhớ rằng thói quen nhất quán có giá trị như thế nào, đặc biệt là vào buổi sáng. Nhiều doanh nhân thành công nhất bắt đầu ngày mới của họ sớm và theo cùng một cách, vì điều này giúp họ thiết lập giai điệu cho năng suất trong suốt cả ngày.

Có điều gì đó vô cùng khích lệ khi thức dậy và bắt đầu làm việc khi biết rằng những người khác vẫn còn đang ngủ.

Tất nhiên, công việc không phải là một cuộc cạnh tranh, và bắt đầu sớm hơn người khác không có nghĩa là bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn người khác hoặc vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh, nhưng một chút cạnh tranh về mặt tâm lý đó có thể giúp bạn trở nên năng suất và hiệu quả hơn.

2.6 Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Cuối cùng, điều quan trọng là bạn phải đánh giá các kỹ thuật quản lý thời gian của mình thường xuyên để đảm bảo chúng tiếp tục phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Là chủ một doanh nghiệp nhỏ, có thể đang trong giai đoạn đầu, cuộc sống thường ngày của bạn sẽ thay đổi rất thường xuyên, đặc biệt là khi doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Do đó, bạn cần đảm bảo rằng mình đã dành thời gian trong danh sách công việc để đánh giá và điều chỉnh các chiến lược quản lý thời gian sao cho phù hợp với khối lượng công việc thay đổi, sự phát triển của doanh nghiệp hoặc bất kỳ thay đổi tiềm ẩn nào trong cuộc sống cá nhân.

3. Những câu hỏi thường gặp về tự động hóa tiếp thị qua email

3.1 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho doanh nhân là gì?

Các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả dành cho doanh nhân bao gồm sử dụng Ma trận Eisenhower để ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ cấp bách và tầm quan trọng, chặn thời gian để phân bổ các khoảng thời gian dành riêng cho các nhiệm vụ cụ thể và phân công để chuyển giao các nhiệm vụ không cần thiết cho người khác. 

3.2 Chặn thời gian là gì và nó có thể cải thiện năng suất của tôi như thế nào?

Chặn thời gian là kỹ thuật chia ngày của bạn thành các khối thời gian cụ thể dành cho các nhiệm vụ hoặc hoạt động khác nhau. 

3.3 Tại sao việc phân công lại quan trọng đối với doanh nhân và làm thế nào tôi có thể phân công hiệu quả?

Ủy quyền là điều quan trọng đối với các doanh nhân vì nó cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có tác động cao đòi hỏi chuyên môn của họ trong khi những người khác xử lý các nhiệm vụ thường lệ hoặc ít quan trọng hơn. Để ủy quyền hiệu quả, hãy xác định các nhiệm vụ mà người khác có thể xử lý, chọn đúng người cho từng nhiệm vụ, truyền đạt rõ ràng kỳ vọng và cung cấp các nguồn lực cần thiết. 

3.4 Thói quen buổi sáng có thể nâng cao năng suất làm việc của tôi như thế nào với tư cách là một doanh nhân?

Thói quen buổi sáng sẽ định hình giai điệu cho cả ngày, giúp bạn bắt đầu với sự tập trung và năng lượng. Bằng cách thức dậy sớm và dành thời gian để đặt mục tiêu, tập thể dục và suy ngẫm, bạn sẽ chuẩn bị tinh thần và thể chất cho ngày mới.